Demandes, devis, justificatifs : désormais, c’est l’IA qui s’en charge.
L’IA lit vos e-mails et les trie par urgence, transforme votre mémo vocal en projet de devis avec vos propres prix et lit vos justificatifs pour lexoffice ou sevDesk. Vous n’avez plus qu’à vérifier et valider – rien ne part sans vous.
Premier entretien gratuit, 30 minutes au téléphone.
L’IA fait le travail préparatoire. Vous avez plus de temps pour vos chantiers.
Les e-mails et les messages du formulaire de contact arrivent dans une seule liste, triée par urgence. La fuite d’eau est en haut, la publicité est écartée.
Vous dictez vos relevés de mesures dans votre téléphone, encore sur place. Le soir, vous vérifiez le projet terminé au lieu de partir de zéro.
Les lignes et les prix viennent de votre catalogue, le logiciel calcule les totaux et la TVA. Pas de faute de frappe, pas de montants inventés.
Prendre une photo, vérifier, valider. Les erreurs de calcul et les justificatifs déposés en double sont repérés avant d’arriver en comptabilité.
Les monteurs saisissent eux-mêmes chantiers et justificatifs. Seuls vous et votre bureau voyez les prix et le calcul.
Pas de réseau à la cave ? Le mémo vocal et les photos attendent sur le téléphone et partent automatiquement dès que la connexion revient.
Ce qui change dans votre bureau.
| Tâche | Sans assistant de bureau | Avec assistant de bureau |
|---|---|---|
| Demandes | Éparpillées entre boîte mail, formulaire de contact et post-it – à trier le soir | Une seule liste, triée par urgence, avec proposition de réponse |
| Devis | Relevés sur papier, ressaisis le soir avec recherche des prix | Mémo vocal sur le chantier, projet avec les prix de votre catalogue |
| Prix | De mémoire ou repris d’anciens devis | Toujours issus de votre catalogue actuel, le logiciel calcule les totaux |
| Justificatifs | Rassembler, ressaisir, téléverser un par un | Une photo, recalculé, avec image vers lexoffice ou sevDesk |
| Justificatifs en double | Repérés tard, voire jamais | Détectés avant le transfert |
| Monteurs | Bouts de papier, photos par messagerie, questions au téléphone | Saisissent eux-mêmes chantier et justificatifs – sans voir les prix |
Trois tâches que l’IA prend désormais en charge.
Pas de nouveau logiciel à apprendre. L’IA travaille en arrière-plan et vous prépare des projets prêts – c’est vous qui décidez.
Demandes – triées
Les e-mails et les messages de votre formulaire de contact au même endroit, classés (nouveau client, devis, réclamation, rendez-vous, fournisseur, facture, autre) et triés par urgence. Pour chaque demande, une proposition de réponse – c’est vous qui l’envoyez, depuis votre adresse.
Devis – à partir du mémo vocal
Dictez vos relevés de mesures sur le chantier, ajoutez quelques photos. Il en résulte un projet de devis avec des lignes et des prix issus de votre propre catalogue. Les quantités estimées sont marquées ; s’il manque un prix, la ligne reste ouverte.
Justificatifs – pour la comptabilité
Photographiez la facture ou le ticket. Fournisseur, date, montants et TVA sont lus et recalculés par le logiciel. Après votre validation, le justificatif part avec son image vers lexoffice ou sevDesk.
Voici comment se passe une journée de travail ordinaire.
7h15 – Café et vue d’ensemble
Les messages d’hier soir sont triés. Une urgence est en haut, avec une proposition de réponse. Vous l’adaptez et l’envoyez depuis votre boîte mail.
10h30 – Sur le chantier
WC invités relevé : deux minutes de mémo vocal, quatre photos. Votre enregistrement devient un projet de devis avec des lignes issues de votre catalogue.
12h40 – Au magasin de bricolage
Ticket photographié. Fournisseur, date, montants et TVA sont lus et recalculés, le justificatif attend votre validation.
17h00 – La fin de journée approche
Devis vérifié, une quantité estimée confirmée, validé. Il part au client en PDF avec votre en-tête. Les justificatifs du jour sont dans lexoffice.
Voici à quoi cela ressemble dans le logiciel.
Lundi, 7h15 : les messages du week-end sont triés, la fuite d’eau est en haut. Véritable capture d’écran, données d’exemple.
À midi au magasin de bricolage : ticket photographié, TVA lue et recalculée. Véritable capture d’écran, données d’exemple.
Voici à quoi ressemble un mémo vocal dans votre métier.
Électricité
„Cuisine, six prises neuves dont deux doubles, vérifier le raccordement de la cuisinière, câble env. 15 mètres en goulotte apparente.“
Plomberie et chauffage
„WC invités : remplacer WC et lave-mains, le bâti-support est là, robinets d’arrêt neufs, le carrelage reste.“
Peinture
„Salon 4,5 sur 5 mètres, hauteur sous plafond 2,60, murs et plafond en blanc, deux fenêtres, une porte, protéger le sol.“
Couverture
„Garage, toit plat env. 30 mètres carrés, membrane bitumineuse neuve, couvertine d’acrotère 22 mètres, la gouttière reste.“
Menuiserie
„Placard encastré dans l’entrée, 2,40 de large, toute hauteur, trois portes blanc mat, deux penderies à l’intérieur.“
Carrelage
„Salle de bains, sol 6 mètres carrés en 60 sur 60, murs tout autour jusqu’à 1,20 mètre, déposer l’ancien carrelage.“
Exemples. Les lignes et les prix qui en résultent dépendent de votre propre catalogue.
Plus que trois boutons – tout ce qu’il faut.
Demandes
- Adresse de réception dédiée – votre boîte mail fait simplement suivre
- Formulaire de contact à intégrer à votre site web
- 7 catégories et 4 niveaux d’urgence, modifiables à tout moment
- Proposition de réponse en un clic, envoi depuis votre boîte mail
- Avertissement lorsque la réponse mentionne des montants ou des dates
- Créer directement un client ou un devis à partir de la demande
- E-mails de facture avec pièce jointe vers les justificatifs en un clic
Devis
- Mémo vocal et jusqu’à 10 photos directement depuis le téléphone
- Prix issus exclusivement de votre catalogue
- Quantités estimées marquées, avec « env. » dans le PDF
- PDF avec votre en-tête, votre logo et votre couleur
- § 13b (travaux de construction) et petite entreprise (§ 19)
- Envoi par e-mail ou PDF à télécharger
- Statut du brouillon jusqu’à l’acceptation, nouvelle version en un clic
Justificatifs
- Photo ou PDF – facture, reçu, avoir
- Les monteurs saisissent aussi eux-mêmes les justificatifs en photo
- Fournisseur, date, montants et TVA sont lus automatiquement
- HT + TVA = TTC recalculé pour chaque taux de TVA
- Les justificatifs en double sont détectés avant d’aller en comptabilité
- Transfert avec image vers lexoffice ou sevDesk
- Non modifiable après le transfert (GoBD)
- Conservation 8 ans à compter de la fin de l’année
Équipe et sécurité
- Rôles gérant, bureau et monteur – les monteurs ne voient aucun prix
- Connexion avec second facteur pour le gérant et le bureau
- Journal non modifiable de toutes les validations et modifications
- Toutes les données téléchargeables en ZIP à tout moment
- Délais de suppression réglables, mémos vocaux par ex. après 30 jours
- Import du catalogue depuis Excel (CSV), avec historique des prix
- Coûts d’IA avec plafond fixe, alerte à 80 %
- Calendrier pour rendez-vous, échéances de contrôle et résiliations de contrats – avec rappel et jours fériés
Ce que l’assistant de bureau ne fait pas.
Aucun projet ne part sans votre validation.
Une mise en place unique, puis un prix mensuel fixe.
Mise en place unique 2.975 € – 5.950 €, fonctionnement 297,50 € – 595 € par mois – tous les prix incluent 19 % de TVA (HT 2.500 € – 5.000 € et 250 € – 500 € par mois). Aucun frais par justificatif, aucune durée minimale, résiliable chaque mois pour la fin du mois.
Votre position dans la fourchette dépend surtout du nombre d’utilisateurs et de la taille de votre catalogue. Lors du premier entretien, nous vous indiquons un prix fixe.
Combien vous coûte votre bureau aujourd’hui ?
Saisissez vos propres valeurs – les chiffres d’exemple ne sont qu’un point de départ.
Cela représente environ 1.430 € de temps de travail par mois.
À titre de comparaison : l’assistant de bureau coûte 297,50 € – 595 € par mois, TVA incluse.
Du premier entretien au premier devis.
Premier entretien
30 minutes au téléphone. Vous nous racontez comment fonctionne votre bureau aujourd’hui. Nous vous disons honnêtement si l’assistant vous convient.
Mise en place
Nous reprenons votre catalogue de prix, connectons lexoffice ou sevDesk et configurons la boîte de réception et le formulaire de contact.
Prise en main
Nous vous montrons tout, à vous et à votre équipe – au bureau et sur le téléphone.
C’est parti
L’assistant fait des propositions. Vous vérifiez, modifiez et validez.
Vous parlez directement à celui qui installe tout chez vous.
Alexander Baumgärtner reprend votre catalogue de prix, connecte votre comptabilité et vous montre tout, à vous et à votre équipe – au bureau et sur le téléphone. Ensuite, il reste votre interlocuteur.
Ce que les gérants nous demandent au préalable.
Que deviennent mes données ?
Dois-je changer de logiciel ?
Et si l’IA se trompe dans ses calculs ?
Quel est le délai de résiliation ?
Ai-je besoin de nouveau matériel ?
L’assistant de bureau peut-il aussi rédiger des factures ?
Et s’il n’y a pas de réseau sur le chantier ?
Mes monteurs voient-ils les prix ?
Puis-je intégrer le formulaire de demande à mon site web ?
L’IA coûte-t-elle en plus ?
Est-ce adapté à votre entreprise ?
30 minutes au téléphone, gratuitement. Nous vous disons honnêtement si l’assistant de bureau vous convient – et si ce n’est pas le cas, aussi.