Pedidos, orçamentos, comprovativos: agora é a IA que trata disso.
A IA lê os seus e-mails e ordena-os por urgência, transforma a sua nota de voz numa proposta de orçamento com os seus próprios preços e lê comprovativos para o lexoffice ou o sevDesk. O senhor só verifica e aprova – nada sai sem si.
Primeira conversa gratuita, 30 minutos ao telefone.
A IA faz o trabalho preparatório. O senhor tem mais tempo para as obras.
E-mails e mensagens do formulário de contacto chegam a uma lista, ordenada por urgência. A rotura de canos fica no topo, a publicidade é posta de lado.
Dita as medições para o telemóvel enquanto ainda está no local. À noite verifica a proposta pronta, em vez de começar do zero.
Posições e preços vêm do seu catálogo; somas e impostos são calculados pelo programa. Sem erros de digitação, sem valores inventados.
Tirar a fotografia, verificar, aprovar. Erros de cálculo e comprovativos submetidos em duplicado são detetados antes de chegarem à contabilidade.
Os montadores registam eles próprios obras e comprovativos. Preços e cálculos só o senhor e o seu escritório os veem.
Sem rede na cave? A nota de voz e as fotografias esperam no telemóvel e são enviadas automaticamente assim que houver sinal.
O que muda no seu escritório.
| Tarefa | Sem assistente de escritório | Com assistente de escritório |
|---|---|---|
| Pedidos | Espalhados pela caixa de correio, formulário de contacto e papelinhos – revistos à noite | Uma lista, ordenada por urgência, com sugestão de resposta |
| Orçamento | Medições em papel, passadas a limpo à noite e preços procurados um a um | Nota de voz na obra, proposta com os preços do seu catálogo |
| Preços | De cabeça ou de orçamentos antigos | Sempre do seu catálogo atual; as somas são calculadas pelo programa |
| Comprovativos | Juntar, copiar à mão, carregar um a um | Tirar fotografia, recalculado, com imagem para o lexoffice ou o sevDesk |
| Comprovativos duplicados | Detetados tarde ou nunca | São detetados antes do envio |
| Montadores | Papelinhos, fotografias por messenger, dúvidas ao telefone | Registam eles próprios obra e comprovativos – sem ver preços |
Três tarefas que agora a IA assume.
Nenhum programa novo para aprender. A IA trabalha em segundo plano e entrega-lhe propostas prontas – a decisão é sua.
Pedidos – ordenados
E-mails e mensagens do seu formulário de contacto num só lugar, classificados (novo cliente, orçamento, reclamação, marcação, fornecedor, fatura, outros) e ordenados por urgência. Para cada pedido, uma sugestão de resposta – o envio é feito por si, a partir do seu endereço.
Orçamentos – a partir da nota de voz
Dite as medições na obra para o telemóvel, junte algumas fotografias. Daí surge uma proposta de orçamento com posições e preços do seu próprio catálogo. As quantidades estimadas estão marcadas; se faltar um preço, a linha fica em aberto.
Comprovativos – para a contabilidade
Fotografe a fatura ou o talão. Fornecedor, data, valores e impostos são lidos e recalculados pelo programa. Após a sua aprovação, o comprovativo segue com imagem para o lexoffice ou o sevDesk.
Assim decorre um dia de trabalho normal.
7:15 – Café e visão geral
As mensagens de ontem à noite estão ordenadas. Uma urgência está no topo, com uma sugestão de resposta. Ajusta-a e envia-a a partir da sua caixa de correio.
10:30 – Na obra
Casa de banho de serviço registada: dois minutos de nota de voz, quatro fotografias. A partir da sua gravação surge uma proposta de orçamento com posições do seu catálogo.
12:40 – Na loja de bricolage
Talão fotografado. Fornecedor, data, valores e impostos foram lidos e recalculados; o comprovativo aguarda a sua aprovação.
17:00 – Fim do dia à vista
Orçamento verificado, uma quantidade estimada confirmada, aprovado. Segue em PDF com o seu cabeçalho para o cliente. Os comprovativos do dia estão no lexoffice.
É assim que fica no programa.
Segunda-feira, 7:15: as mensagens do fim de semana estão ordenadas, a rotura de canos está no topo. Captura de ecrã real, dados de exemplo.
Ao meio-dia na loja de bricolage: talão fotografado, imposto lido e recalculado. Captura de ecrã real, dados de exemplo.
Assim soa uma nota de voz no seu ofício.
Eletricidade
„Cozinha, seis tomadas novas, duas delas duplas, verificar ligação do fogão, cabo com cerca de 15 metros em calha à vista.“
Canalização e aquecimento
„Casa de banho de serviço: trocar sanita e lavatório, parede técnica já existe, válvulas de esquadria novas, os azulejos ficam.“
Pintura
„Sala de 4,5 por 5 metros, pé-direito 2,60, paredes e teto em branco, duas janelas, uma porta, cobrir o chão.“
Telhados
„Garagem, cobertura plana com cerca de 30 metros quadrados, nova tela betuminosa, remate de platibanda 22 metros, a caleira fica.“
Carpintaria
„Roupeiro embutido no corredor, 2,40 de largura, até ao teto, três portas branco mate, por dentro dois varões.“
Ladrilhador
„Casa de banho, chão de 6 metros quadrados em 60 por 60, parede a toda a volta até 1,20 metros, retirar os azulejos antigos.“
Exemplos. As posições e os preços que daí resultam são definidos pelo seu próprio catálogo.
Mais do que três botões – tudo o que faz falta.
Pedidos
- Endereço de receção próprio – a sua caixa de correio simplesmente reencaminha
- Formulário de contacto para integrar no seu site
- 7 categorias e 4 níveis de urgência, alteráveis a qualquer momento
- Sugestão de resposta com um clique, envio a partir da sua caixa de correio
- Aviso quando a resposta menciona valores ou datas
- Criar cliente ou orçamento diretamente a partir do pedido
- E-mails de faturas com anexo para os comprovativos com um clique
Orçamentos
- Nota de voz e até 10 fotografias diretamente do telemóvel
- Preços exclusivamente do seu catálogo
- Quantidades estimadas marcadas, no PDF com «aprox.»
- PDF com o seu cabeçalho, logótipo e a sua cor
- § 13b (serviços de construção) e pequenas empresas (§ 19)
- Envio por e-mail ou como PDF para descarregar
- Estado de rascunho a aceite, nova versão com um clique
Comprovativos
- Fotografia ou PDF – fatura, recibo, nota de crédito
- Também os montadores registam comprovativos por fotografia
- Fornecedor, data, valores e impostos são lidos automaticamente
- Líquido + imposto = bruto é recalculado por taxa de imposto
- Comprovativos duplicados são detetados antes de seguirem para a contabilidade
- Envio com imagem para o lexoffice ou o sevDesk
- Inalterável após o envio (GoBD)
- 8 anos de conservação a partir do fim do ano
Equipa e segurança
- Funções de proprietário, escritório e montador – os montadores não veem preços
- Início de sessão com segundo fator para proprietário e escritório
- Registo inalterável de todas as aprovações e alterações
- Todos os dados descarregáveis em ZIP a qualquer momento
- Prazos de eliminação configuráveis, notas de voz p. ex. após 30 dias
- Importação do catálogo a partir do Excel (CSV), com histórico de preços
- Custos de IA com limite fixo, aviso aos 80 %
- Calendário para marcações, prazos de inspeção e rescisões de contratos – com lembrete e feriados
O que o assistente de escritório não faz.
Nenhuma proposta sai sem a sua aprovação.
Configurar uma vez, depois um preço mensal fixo.
Configuração única de 2.975 € – 5.950 €, funcionamento por 297,50 € – 595 € por mês – todos os preços com 19 % de IVA incluído (sem IVA, 2.500 € – 5.000 € e 250 € – 500 € por mês, respetivamente). Sem custos por comprovativo, sem período mínimo, rescisão mensal no fim de cada mês.
O ponto em que se situa dentro do intervalo depende sobretudo do número de utilizadores e da dimensão do seu catálogo. Na primeira conversa indicamos-lhe um preço fixo.
Quanto lhe custa hoje o seu escritório?
Introduza os seus próprios valores – os números de exemplo são apenas um ponto de partida.
Isso corresponde a cerca de 1.430 € por mês em tempo de trabalho.
Para comparação: o assistente de escritório custa 297,50 € – 595 € por mês, IVA incluído.
Da primeira conversa ao primeiro orçamento.
Primeira conversa
30 minutos ao telefone. Conta-nos como funciona hoje o seu escritório. Dizemos-lhe com honestidade se o assistente é adequado para si.
Configuração
Importamos o seu catálogo de preços, ligamos o lexoffice ou o sevDesk e configuramos a caixa de correio e o formulário de contacto.
Formação
Mostramos-lhe tudo, a si e à sua equipa – no escritório e no telemóvel.
Começar
O assistente faz sugestões. O senhor verifica, altera e aprova.
Fala diretamente com quem faz a configuração na sua empresa.
Alexander Baumgärtner importa o seu catálogo de preços, liga a sua contabilidade e mostra-lhe tudo, a si e à sua equipa – no escritório e no telemóvel. Depois disso, continua a ser a sua pessoa de contacto.
O que os proprietários nos perguntam antes.
O que acontece aos meus dados?
Tenho de mudar de software?
E se a IA fizer mal as contas?
Qual é o prazo de rescisão?
Preciso de hardware novo?
O assistente de escritório também emite faturas?
E se não houver rede na obra?
Os meus montadores veem os preços?
Posso integrar o formulário de pedidos no meu site?
A IA tem custos extra?
É adequado para a sua empresa?
30 minutos ao telefone, gratuitamente. Dizemos-lhe com honestidade se o assistente de escritório é adequado – e, se não for, também lho dizemos.