Solicitudes, presupuestos, justificantes: de eso ahora se encarga la IA.
La IA lee sus correos electrónicos y los ordena por urgencia, convierte su nota de voz en un borrador de presupuesto con sus propios precios y lee los justificantes para lexoffice o sevDesk. Usted solo revisa y aprueba: nada sale sin usted.
Primera conversación gratuita, 30 minutos por teléfono.
La IA hace el trabajo previo. Usted tiene más tiempo para los encargos.
Los correos y los mensajes del formulario de contacto llegan a una lista ordenada por urgencia. La rotura de tubería aparece arriba; la publicidad queda descartada.
Dicta las mediciones al móvil mientras todavía está allí. Por la tarde revisa el borrador terminado en lugar de empezar de cero.
Las partidas y los precios salen de su catálogo; las sumas y los impuestos los calcula el programa. Sin errores de tecleo ni importes inventados.
Haga la foto, revise y apruebe. Los errores de cálculo y los justificantes presentados dos veces se detectan antes de llegar a la contabilidad.
Los montadores registran ellos mismos las obras y los justificantes. Los precios y el cálculo solo los ven usted y su oficina.
¿Sin señal en el sótano? La nota de voz y las fotos esperan en el móvil y se envían automáticamente en cuanto vuelve la cobertura.
Qué cambia en su oficina.
| Tarea | Sin asistente de oficina | Con asistente de oficina |
|---|---|---|
| Solicitudes | Repartidas entre buzón, formulario de contacto y notas en papel; revisarlas por la noche | Una lista ordenada por urgencia, con propuesta de respuesta |
| Presupuesto | Mediciones en papel, pasarlas a limpio por la noche y buscar los precios | Nota de voz en la obra, borrador con los precios de su catálogo |
| Precios | De memoria o de presupuestos antiguos | Siempre de su catálogo actual; las sumas las calcula el programa |
| Justificantes | Reunirlos, teclearlos y subirlos uno a uno | Hacer la foto, comprobado, con imagen a lexoffice o sevDesk |
| Justificantes duplicados | Se detectan tarde o nunca | Se detectan antes del envío |
| Montadores | Notas, fotos por mensajería, consultas por teléfono | Registran ellos mismos obra y justificantes, sin ver los precios |
Tres tareas de las que ahora se encarga la IA.
Ningún programa nuevo que aprender. La IA trabaja en segundo plano y le deja borradores terminados: usted decide.
Solicitudes, ordenadas
Correos electrónicos y mensajes de su formulario de contacto en un solo lugar, clasificados (cliente nuevo, presupuesto, reclamación, cita, proveedor, factura, otros) y ordenados por urgencia. Para cada solicitud, una propuesta de respuesta; el envío lo hace usted, desde su dirección.
Presupuestos, a partir de la nota de voz
Dicte las mediciones al móvil en la obra y añada algunas fotos. De ahí sale un borrador de presupuesto con partidas y precios de su propio catálogo. Las cantidades estimadas están marcadas; si falta un precio, la línea queda abierta.
Justificantes, para la contabilidad
Fotografíe la factura o el tique. Se leen proveedor, fecha, importes e impuestos, y el programa los comprueba. Tras su aprobación, el justificante pasa con imagen a lexoffice o sevDesk.
Así transcurre una jornada completamente normal.
7:15 – Café y visión general
Los mensajes de anoche están ordenados. Una urgencia aparece arriba, con una propuesta de respuesta. Usted la ajusta y la envía desde su buzón.
10:30 – En la obra
Aseo de invitados tomado: dos minutos de nota de voz y cuatro fotos. A partir de su grabación se genera un borrador de presupuesto con partidas de su catálogo.
12:40 – En la tienda de bricolaje
Tique fotografiado. Proveedor, fecha, importes e impuestos están leídos y comprobados; el justificante espera su aprobación.
17:00 – Fin de la jornada a la vista
Presupuesto revisado, una cantidad estimada confirmada, aprobado. Sale al cliente como PDF con su membrete. Los justificantes del día ya están en lexoffice.
Así se ve en el programa.
Lunes, 7:15: los mensajes del fin de semana están ordenados y la rotura de tubería aparece arriba. Captura real, datos de ejemplo.
A mediodía en la tienda de bricolaje: tique fotografiado, impuestos leídos y comprobados. Captura real, datos de ejemplo.
Así suena una nota de voz en su oficio.
Electricidad
„Cocina, seis enchufes nuevos, dos de ellos dobles, revisar la conexión de la placa, unos 15 metros de cable en canaleta sobre la pared.“
Fontanería y calefacción
„Aseo de invitados: cambiar inodoro y lavamanos, el tabique técnico ya está, llaves de escuadra nuevas, los azulejos se quedan.“
Pintura
„Salón de 4,5 por 5 metros, altura 2,60, paredes y techo en blanco, dos ventanas, una puerta, cubrir el suelo.“
Cubiertas
„Garaje, cubierta plana de unos 30 metros cuadrados, lámina bituminosa nueva, remate de peto 22 metros, el canalón se queda.“
Carpintería
„Armario empotrado en el pasillo, 2,40 de ancho, de suelo a techo, tres puertas blanco mate, dentro dos barras de colgar.“
Alicatado
„Baño, suelo de 6 metros cuadrados en 60 por 60, pared alrededor hasta 1,20 metros, picar los azulejos viejos.“
Ejemplos. Qué partidas y precios resultan de ellos lo determina su propio catálogo.
Más que tres botones: todo lo necesario.
Solicitudes
- Dirección de entrada propia: su buzón simplemente reenvía
- Formulario de contacto para integrar en su web
- 7 categorías y 4 niveles de urgencia, modificables en cualquier momento
- Propuesta de respuesta con un clic, envío desde su buzón
- Aviso si la respuesta menciona importes o fechas
- Crear directamente un cliente o un presupuesto a partir de la solicitud
- Correos de facturas con adjunto pasados a justificantes con un clic
Presupuestos
- Nota de voz y hasta 10 fotos directamente desde el móvil
- Precios exclusivamente de su catálogo
- Cantidades estimadas marcadas, en el PDF con «aprox.»
- PDF con su membrete, logotipo y color
- § 13b (servicios de construcción) y pequeños empresarios (§ 19)
- Envío por correo electrónico o como PDF para descargar
- Estado desde borrador hasta aceptado, nueva versión con un clic
Justificantes
- Foto o PDF: factura, recibo, abono
- También los montadores registran justificantes por foto
- Se leen proveedor, fecha, importes e impuestos
- Neto + impuesto = bruto se comprueba por tipo impositivo
- Los justificantes duplicados se detectan antes de pasar a la contabilidad
- Envío con imagen a lexoffice o sevDesk
- Inalterables tras el envío (GoBD)
- 8 años de conservación desde el final del año
Equipo y seguridad
- Roles de propietario, oficina y montador: los montadores no ven precios
- Inicio de sesión con segundo factor para propietario y oficina
- Registro inalterable de todas las aprobaciones y cambios
- Todos los datos descargables como ZIP en cualquier momento
- Plazos de borrado configurables, p. ej. notas de voz a los 30 días
- Importación del catálogo desde Excel (CSV), con historial de precios
- Costes de IA con límite fijo, aviso al 80 %
- Calendario para citas, plazos de inspección y cancelaciones de contratos, con recordatorio y festivos
Lo que el asistente de oficina no hace.
Ningún borrador sale sin su aprobación.
Una puesta en marcha, y después un precio mensual fijo.
Puesta en marcha única 2.975 € – 5.950 €, funcionamiento 297,50 € – 595 € al mes; todos los precios incluyen 19 % de IVA (neto 2.500 € – 5.000 € y 250 € – 500 € al mes, respectivamente). Sin coste por justificante, sin permanencia mínima, cancelable mensualmente a final de mes.
Dónde se sitúa dentro del rango depende sobre todo del número de usuarios y del tamaño de su catálogo. En la primera conversación le damos un precio fijo.
¿Cuánto le cuesta hoy su oficina?
Introduzca sus propios valores: las cifras de ejemplo son solo un punto de partida.
Eso supone unos 1.430 € al mes en tiempo de trabajo.
En comparación: el asistente de oficina cuesta 297,50 € – 595 € al mes, IVA incluido.
De la primera conversación al primer presupuesto.
Primera conversación
30 minutos por teléfono. Usted nos cuenta cómo funciona hoy su oficina. Le decimos con sinceridad si el asistente le conviene.
Puesta en marcha
Importamos su catálogo de precios, conectamos lexoffice o sevDesk y configuramos el buzón y el formulario de contacto.
Formación
Le enseñamos todo a usted y a su equipo, en la oficina y en el móvil.
Empezar
El asistente hace propuestas. Usted revisa, modifica y aprueba.
Habla directamente con quien lo pone en marcha en su empresa.
Alexander Baumgärtner importa su catálogo de precios, conecta su contabilidad y le enseña todo a usted y a su equipo, en la oficina y en el móvil. Después sigue siendo su persona de contacto.
Lo que los propietarios nos preguntan antes.
¿Qué pasa con mis datos?
¿Tengo que cambiar de software?
¿Y si la IA se equivoca en los cálculos?
¿Qué plazo de cancelación hay?
¿Necesito hardware nuevo?
¿Puede el asistente de oficina emitir también facturas?
¿Qué pasa si no hay cobertura en la obra?
¿Ven mis montadores los precios?
¿Puedo integrar el formulario de solicitudes en mi web?
¿La IA cuesta aparte?
¿Encaja con su empresa?
30 minutos por teléfono, gratis. Le diremos con sinceridad si el asistente de oficina le conviene y, si no, también.