Dopyty, ponuky, doklady: To teraz vybaví AI.
AI číta Vaše e-maily a triedi ich podľa naliehavosti, z Vašej hlasovej poznámky vytvorí návrh ponuky s Vašimi vlastnými cenami a číta doklady pre lexoffice alebo sevDesk. Vy už len kontrolujete a schvaľujete – bez Vás nič neodíde.
Bezplatný úvodný rozhovor, 30 minút telefonicky.
AI urobí prípravnú prácu. Vy máte viac času na zákazky.
E-maily a správy z kontaktného formulára sa ocitnú v jednom zozname, zoradené podľa naliehavosti. Prasknuté potrubie je hore, reklama je vytriedená.
Zameranie nadiktujete do mobilu, kým ste ešte na mieste. Večer skontrolujete hotový návrh namiesto toho, aby ste začínali od nuly.
Položky a ceny pochádzajú z Vášho katalógu, súčty a daň počíta program. Žiadne preklepy, žiadne vymyslené sumy.
Odfotiť, skontrolovať, schváliť. Chyby vo výpočtoch a dvakrát predložené doklady sa odhalia skôr, než sa dostanú do účtovníctva.
Montéri sami zaznamenávajú stavby a doklady. Ceny a kalkuláciu vidíte len Vy a Vaša kancelária.
V pivnici nie je signál? Hlasová poznámka a fotky počkajú v mobile a odošlú sa automaticky, len čo je opäť príjem.
Čo sa vo Vašej kancelárii zmení.
| Úloha | Bez asistenta kancelárie | S asistentom kancelárie |
|---|---|---|
| Dopyty | Roztrúsené v poštovej schránke, kontaktnom formulári a na lístkoch – večer prechádzať | Jeden zoznam zoradený podľa naliehavosti, s návrhom odpovede |
| Ponuka | Zameranie na papieri, večer prepisovať a vyhľadávať ceny | Hlasová poznámka na stavbe, návrh s Vašimi katalógovými cenami |
| Ceny | Spamäti alebo zo starých ponúk | Vždy z Vášho aktuálneho katalógu, súčty počíta program |
| Doklady | Zbierať, prepisovať, nahrávať jednotlivo | Odfotiť, prepočítané, s obrázkom do lexoffice alebo sevDesk |
| Duplicitné doklady | Odhalia sa neskoro alebo vôbec | Rozpoznajú sa pred odovzdaním |
| Montéri | Lístky, fotky cez messenger, otázky po telefóne | Sami zaznamenávajú stavbu a doklady – bez toho, aby videli ceny |
Tri úlohy, ktoré teraz preberá AI.
Žiadny nový program, ktorý sa musíte učiť. AI pracuje na pozadí a pripraví Vám hotové návrhy – rozhodujete Vy.
Dopyty – roztriedené
E-maily a správy z Vášho kontaktného formulára na jednom mieste, zaradené (nový zákazník, ponuka, reklamácia, termín, dodávateľ, faktúra, ostatné) a zoradené podľa naliehavosti. Ku každému dopytu návrh odpovede – odosielate ho Vy, z Vašej adresy.
Ponuky – z hlasovej poznámky
Zameranie na stavbe nadiktujete do mobilu, k tomu pár fotiek. Z toho vznikne návrh ponuky s položkami a cenami z Vášho vlastného katalógu. Odhadované množstvá sú označené; ak chýba cena, riadok zostane otvorený.
Doklady – pre účtovníctvo
Odfoťte faktúru alebo pokladničný blok. Dodávateľ, dátum, sumy a daň sa prečítajú a program ich prepočíta. Po Vašom schválení odíde doklad s obrázkom do lexoffice alebo sevDesk.
Takto prebieha úplne bežný pracovný deň.
7:15 – Káva a prehľad
Správy zo včerajšieho večera sú roztriedené. Núdzový prípad je hore, k nemu návrh odpovede. Upravíte ho a odošlete z Vašej poštovej schránky.
10:30 – Na stavbe
Toaleta pre hostí zameraná: dve minúty hlasovej poznámky, štyri fotky. Z Vášho záznamu vznikne návrh ponuky s položkami z Vášho katalógu.
12:40 – V stavebninách
Pokladničný blok odfotený. Dodávateľ, dátum, sumy a daň sú prečítané a prepočítané, doklad čaká na Vaše schválenie.
17:00 – Koniec pracovného dňa na dohľad
Ponuka skontrolovaná, jedno odhadované množstvo potvrdené, schválená. Odíde zákazníkovi ako PDF s Vašou hlavičkou. Doklady z dnešného dňa sú v lexoffice.
Takto to vyzerá v programe.
Pondelok, 7:15: správy z víkendu sú roztriedené, prasknuté potrubie je hore. Skutočná snímka obrazovky, ukážkové údaje.
Na obed v stavebninách: blok odfotený, daň prečítaná a prepočítaná. Skutočná snímka obrazovky, ukážkové údaje.
Takto znie hlasová poznámka vo Vašom remesle.
Elektro
„Kuchyňa, šesť nových zásuviek, z toho dve dvojité, skontrolovať prípojku sporáka, vedenie cca 15 metrov v lište na omietke.“
Voda, kúrenie, plyn
„Toaleta pre hostí: vymeniť WC a umývadlo, predstena je, nové rohové ventily, obklad zostáva.“
Maliar
„Obývačka 4,5 krát 5 metrov, výška miestnosti 2,60, steny a strop biele, dve okná, jedny dvere, zakryť podlahu.“
Pokrývač
„Garáž, plochá strecha cca 30 metrov štvorcových, nový asfaltový pás, oplechovanie atiky 22 metrov, žľab zostáva.“
Stolár
„Vstavaná skriňa na chodbe, šírka 2,40, po strop, troje dvierok biele matné, vnútri dve tyče na oblečenie.“
Obkladač
„Kúpeľňa, podlaha 6 metrov štvorcových vo formáte 60 krát 60, stena dookola do 1,20 metra, otlcť starý obklad.“
Príklady. Aké položky a ceny z nich vzniknú, určuje Váš vlastný katalóg.
Viac než tri tlačidlá – všetko, čo k tomu patrí.
Dopyty
- Vlastná prijímacia adresa – Vaša poštová schránka jednoducho presmeruje
- Kontaktný formulár na vloženie do Vašej webovej stránky
- 7 kategórií a 4 stupne naliehavosti, kedykoľvek upraviteľné
- Návrh odpovede na jedno kliknutie, odoslanie z Vašej poštovej schránky
- Upozornenie, ak odpoveď uvádza sumy alebo termíny
- Z dopytu priamo vytvoriť zákazníka alebo ponuku
- Faktúry z e-mailov aj s prílohou jedným kliknutím medzi doklady
Ponuky
- Hlasová poznámka a až 10 fotiek priamo z mobilu
- Ceny výlučne z Vášho katalógu
- Odhadované množstvá označené, v PDF s „cca“
- PDF s Vašou hlavičkou, logom a Vašou farbou
- § 13b (stavebné práce) a malý podnikateľ (§ 19)
- Odoslanie e-mailom alebo ako PDF na stiahnutie
- Stav od návrhu po prijatie, nová verzia jedným kliknutím
Doklady
- Fotka alebo PDF – faktúra, potvrdenka, dobropis
- Aj montéri sami zaznamenávajú doklady fotkou
- Dodávateľ, dátum, sumy a daň sa prečítajú
- Netto + daň = brutto sa prepočíta pre každú sadzbu dane
- Duplicitné doklady sa rozpoznajú skôr, než idú do účtovníctva
- Odovzdanie s obrázkom do lexoffice alebo sevDesk
- Po odovzdaní nemenné (GoBD)
- Uchovávanie 8 rokov od konca roka
Tím a bezpečnosť
- Roly majiteľ, kancelária a montér – montéri nevidia ceny
- Prihlásenie s druhým faktorom pre majiteľa a kanceláriu
- Nemenný záznam všetkých schválení a zmien
- Všetky údaje kedykoľvek na stiahnutie ako ZIP
- Nastaviteľné lehoty na vymazanie, hlasové poznámky napr. po 30 dňoch
- Import katalógu z Excelu (CSV) s históriou cien
- Náklady na AI s pevným limitom, upozornenie pri 80 %
- Kalendár pre termíny, lehoty kontrol a výpovede zmlúv – s pripomienkou a sviatkami
Čo asistent kancelárie nerobí.
Žiadny návrh neodíde bez Vášho schválenia.
Raz nastaviť, potom pevná mesačná cena.
Jednorazové nastavenie 2.975 € – 5.950 €, prevádzka 297,50 € – 595 € mesačne – všetky ceny vrátane 19 % DPH (netto 2.500 € – 5.000 € resp. 250 € – 500 € mesačne). Žiadne poplatky za doklad, žiadna minimálna doba trvania, vypovedateľné mesačne ku koncu mesiaca.
Kde v rozpätí sa nachádzate, závisí predovšetkým od počtu používateľov a rozsahu Vášho katalógu. V úvodnom rozhovore Vám povieme pevnú cenu.
Koľko Vás dnes stojí Vaša kancelária?
Zadajte Vaše vlastné hodnoty – ukážkové čísla sú len východiskový bod.
To je približne 1.430 € mesačne v pracovnom čase.
Na porovnanie: asistent kancelárie stojí 297,50 € – 595 € mesačne, vrát. DPH.
Od prvého rozhovoru po prvú ponuku.
Úvodný rozhovor
30 minút telefonicky. Poviete nám, ako dnes funguje Vaša kancelária. My Vám úprimne povieme, či sa asistent k Vám hodí.
Nastavenie
Prevezmeme Váš cenový katalóg, prepojíme lexoffice alebo sevDesk a nastavíme poštovú schránku a kontaktný formulár.
Zaškolenie
Všetko ukážeme Vám aj Vášmu tímu – v kancelárii aj v mobile.
Začať
Asistent navrhuje. Vy kontrolujete, upravujete a schvaľujete.
Hovoríte priamo s tým, kto to u Vás nastaví.
Alexander Baumgärtner prevezme Váš cenový katalóg, prepojí Vaše účtovníctvo a všetko ukáže Vám aj Vášmu tímu – v kancelárii aj v mobile. Potom zostáva Vašou kontaktnou osobou.
Čo sa nás majitelia pýtajú vopred.
Čo sa stane s mojimi údajmi?
Musím zmeniť svoj softvér?
Čo ak sa AI pomýli vo výpočte?
Aká je výpovedná lehota?
Potrebujem nový hardvér?
Dokáže asistent kancelárie písať aj faktúry?
Čo ak na stavbe nie je signál?
Vidia moji montéri ceny?
Môžem si formulár pre dopyty vložiť do svojej webovej stránky?
Stojí AI niečo navyše?
Hodí sa to pre Vašu firmu?
30 minút telefonicky, bezplatne. Úprimne Vám povieme, či sa asistent kancelárie hodí – a ak nie, povieme aj to.