Richieste, preventivi, giustificativi: ora se ne occupa l’IA.
L’IA legge le Sue e-mail e le ordina per urgenza, trasforma la Sua nota vocale in una bozza di preventivo con i Suoi prezzi e legge i giustificativi per lexoffice o sevDesk. Lei controlla e approva soltanto: nulla parte senza di Lei.
Primo colloquio gratuito, 30 minuti al telefono.
L’IA fa il lavoro preparatorio. Lei ha più tempo per i lavori.
Le e-mail e i messaggi dal modulo di contatto finiscono in un unico elenco, ordinato per urgenza. La tubatura rotta è in cima, la pubblicità è già scartata.
Detta le misure al telefono mentre è ancora sul posto. La sera controlla la bozza pronta invece di partire da zero.
Voci e prezzi provengono dal Suo catalogo, totali e imposte li calcola il programma. Nessun errore di battitura, nessun importo inventato.
Scatti una foto, controlli, approvi. Errori di calcolo e giustificativi presentati due volte saltano all’occhio prima di finire in contabilità.
I montatori registrano da soli cantieri e giustificativi. Prezzi e calcoli li vedono solo Lei e il Suo ufficio.
Niente rete in cantina? Nota vocale e foto restano sul telefono e partono automaticamente appena torna il segnale.
Che cosa cambia nel Suo ufficio.
| Attività | Senza assistente d’ufficio | Con assistente d’ufficio |
|---|---|---|
| Richieste | Sparse tra casella di posta, modulo di contatto e foglietti: da guardare la sera | Un unico elenco, ordinato per urgenza, con proposta di risposta |
| Preventivo | Misure su carta, la sera ricopiarle e cercare i prezzi | Nota vocale in cantiere, bozza con i prezzi del Suo catalogo |
| Prezzi | A memoria o da vecchi preventivi | Sempre dal Suo catalogo aggiornato, i totali li calcola il programma |
| Giustificativi | Raccogliere, ricopiare, caricare uno per uno | Scattare una foto, ricalcolato, con immagine a lexoffice o sevDesk |
| Giustificativi doppi | Emergono tardi o per niente | Vengono riconosciuti prima della trasmissione |
| Montatori | Foglietti, foto via messenger, domande al telefono | Registrano da soli cantiere e giustificativi, senza vedere i prezzi |
Tre compiti che ora svolge l’IA.
Nessun nuovo programma da imparare. L’IA lavora in background e Le prepara bozze pronte: decide Lei.
Richieste ordinate
E-mail e messaggi dal Suo modulo di contatto in un unico posto, classificati (nuovo cliente, preventivo, reclamo, appuntamento, fornitore, fattura, altro) e ordinati per urgenza. Per ogni richiesta una proposta di risposta: a inviarla è Lei, dal Suo indirizzo.
Preventivi dalla nota vocale
Detti le misure al telefono in cantiere e aggiunga qualche foto. Ne nasce una bozza di preventivo con voci e prezzi del Suo catalogo. Le quantità stimate sono segnate; se manca un prezzo, la riga resta aperta.
Giustificativi per la contabilità
Fotografi la fattura o lo scontrino. Fornitore, data, importi e imposte vengono letti e ricalcolati dal programma. Dopo la Sua approvazione il giustificativo va con immagine a lexoffice o sevDesk.
Ecco come va una normale giornata di lavoro.
7:15 – Caffè e panoramica
I messaggi di ieri sera sono ordinati. In cima c’è un’emergenza, con una proposta di risposta. La adatta e la invia dalla Sua casella di posta.
10:30 – In cantiere
Bagno degli ospiti rilevato: due minuti di nota vocale, quattro foto. Dalla Sua registrazione nasce una bozza di preventivo con voci del Suo catalogo.
12:40 – Al negozio di bricolage
Scontrino fotografato. Fornitore, data, importi e imposte sono letti e ricalcolati, il giustificativo attende la Sua approvazione.
17:00 – Fine giornata in vista
Preventivo controllato, una quantità stimata confermata, approvato. Parte come PDF con la Sua carta intestata verso il cliente. I giustificativi del giorno sono in lexoffice.
Ecco come appare nel programma.
Lunedì, ore 7:15: i messaggi del fine settimana sono ordinati, la tubatura rotta è in cima. Screenshot reale, dati di esempio.
A mezzogiorno al negozio di bricolage: scontrino fotografato, imposte lette e ricalcolate. Screenshot reale, dati di esempio.
Ecco come suona una nota vocale nel Suo mestiere.
Impianti elettrici
„Cucina, sei prese nuove, di cui due doppie, verificare l’allacciamento del piano cottura, linea di circa 15 metri in canalina a vista.“
Idraulica e riscaldamento
„Bagno degli ospiti: sostituire WC e lavamani, la parete attrezzata c’è già, rubinetti d’arresto nuovi, le piastrelle restano.“
Pittura
„Soggiorno 4,5 per 5 metri, altezza 2,60, pareti e soffitto bianchi, due finestre, una porta, coprire il pavimento.“
Coperture
„Garage, tetto piano circa 30 metri quadrati, nuova guaina bituminosa, copertina del parapetto 22 metri, la grondaia resta.“
Falegnameria
„Armadio a muro nel corridoio, largo 2,40, a tutta altezza, tre ante bianco opaco, dentro due appendiabiti.“
Piastrelle
„Bagno, pavimento 6 metri quadrati in 60 per 60, pareti tutto intorno fino a 1,20 metri, rimuovere le vecchie piastrelle.“
Esempi. Quali voci e prezzi ne derivano lo decide il Suo catalogo.
Più di tre pulsanti: tutto quello che serve.
Richieste
- Indirizzo di ricezione dedicato: la Sua casella di posta inoltra e basta
- Modulo di contatto da integrare nel Suo sito web
- 7 categorie e 4 livelli di urgenza, modificabili in qualsiasi momento
- Proposta di risposta con un clic, invio dalla Sua casella di posta
- Avviso quando la risposta indica importi o appuntamenti
- Dalla richiesta crea direttamente cliente o preventivo
- E-mail con fatture e allegati ai giustificativi con un clic
Preventivi
- Nota vocale e fino a 10 foto direttamente dal telefono
- Prezzi esclusivamente dal Suo catalogo
- Quantità stimate segnate, nel PDF con «ca.»
- PDF con la Sua carta intestata, il logo e il Suo colore
- § 13b (prestazioni edili) e piccoli imprenditori (§ 19)
- Invio per e-mail o come PDF da scaricare
- Stato dalla bozza all’accettazione, nuova versione con un clic
Giustificativi
- Foto o PDF: fattura, ricevuta, nota di credito
- Anche i montatori registrano i giustificativi da soli con una foto
- Fornitore, data, importi e imposte vengono letti
- Netto + imposta = lordo viene ricalcolato per ogni aliquota
- I giustificativi doppi vengono riconosciuti prima di andare in contabilità
- Trasmissione con immagine a lexoffice o sevDesk
- Non modificabili dopo la trasmissione (GoBD)
- Conservazione di 8 anni dalla fine dell’anno
Team e sicurezza
- Ruoli titolare, ufficio e montatore: i montatori non vedono i prezzi
- Accesso con secondo fattore per titolare e ufficio
- Registro non modificabile di tutte le approvazioni e modifiche
- Tutti i dati scaricabili come ZIP in qualsiasi momento
- Termini di cancellazione impostabili, note vocali ad es. dopo 30 giorni
- Importazione del catalogo da Excel (CSV), con storico dei prezzi
- Costi dell’IA con tetto fisso, avviso all’80 %
- Calendario per appuntamenti, scadenze di verifica e disdette di contratti, con promemoria e giorni festivi
Che cosa l’assistente d’ufficio non fa.
Nessuna bozza parte senza la Sua approvazione.
Si configura una volta, poi un prezzo mensile fisso.
Attivazione una tantum 2.975 € – 5.950 €, servizio 297,50 € – 595 € al mese: tutti i prezzi includono il 19 % di IVA (netto 2.500 € – 5.000 € e 250 € – 500 € al mese). Nessun costo per giustificativo, nessuna durata minima, disdetta mensile per fine mese.
Dove si colloca nella fascia dipende soprattutto dal numero di utenti e dall’ampiezza del Suo catalogo. Nel primo colloquio Le indichiamo un prezzo fisso.
Quanto Le costa oggi il Suo ufficio?
Inserisca i Suoi valori: i numeri di esempio sono solo un punto di partenza.
Sono circa 1.430 € al mese di tempo di lavoro.
Per confronto: l’assistente d’ufficio costa 297,50 € – 595 € al mese, IVA incl.
Dal primo colloquio al primo preventivo.
Primo colloquio
30 minuti al telefono. Lei ci racconta come funziona oggi il Suo ufficio. Noi Le diciamo onestamente se l’assistente fa al caso Suo.
Configurazione
Importiamo il Suo listino prezzi, colleghiamo lexoffice o sevDesk e configuriamo casella di posta e modulo di contatto.
Formazione
Mostriamo tutto a Lei e al Suo team, in ufficio e sul telefono.
Si parte
L’assistente fa proposte. Lei controlla, modifica e approva.
Parla direttamente con chi lo configura per Lei.
Alexander Baumgärtner importa il Suo listino prezzi, collega la Sua contabilità e mostra tutto a Lei e al Suo team, in ufficio e sul telefono. Dopo resta il Suo referente.
Che cosa ci chiedono i titolari prima.
Che cosa succede ai miei dati?
Devo cambiare software?
E se l’IA sbaglia i calcoli?
Qual è il termine di disdetta?
Mi serve nuovo hardware?
L’assistente d’ufficio può anche emettere fatture?
E se in cantiere non c’è rete?
I miei montatori vedono i prezzi?
Posso integrare il modulo di richiesta nel mio sito web?
L’IA costa di più?
È adatto alla Sua impresa?
30 minuti al telefono, gratis. Le diciamo onestamente se l’assistente d’ufficio fa al caso Suo, e anche se non lo fa.