Poptávky, nabídky, doklady: To teď vyřídí AI.
AI čte Vaše e-maily a třídí je podle naléhavosti, z Vaší hlasové poznámky udělá návrh nabídky s Vašimi vlastními cenami a čte doklady pro lexoffice nebo sevDesk. Vy už jen kontrolujete a schvalujete – bez Vás nic neodejde.
Bezplatný úvodní rozhovor, 30 minut po telefonu.
AI udělá přípravnou práci. Vy máte víc času na zakázky.
E-maily a zprávy z kontaktního formuláře skončí v jednom seznamu, seřazené podle naléhavosti. Prasklé potrubí je nahoře, reklama je vyřazená.
Zaměření namluvíte do mobilu, ještě když jste na místě. Večer zkontrolujete hotový návrh, místo abyste začínali od nuly.
Položky a ceny pocházejí z Vašeho katalogu, součty a daň spočítá program. Žádné překlepy, žádné vymyšlené částky.
Vyfotit, zkontrolovat, schválit. Početní chyby a dvakrát odevzdané doklady se odhalí dřív, než se dostanou do účetnictví.
Montéři sami zaznamenávají stavby a doklady. Ceny a kalkulaci vidíte jen Vy a Vaše kancelář.
Ve sklepě není signál? Hlasová poznámka a fotky počkají v mobilu a odejdou automaticky, jakmile je opět připojení.
Co se ve Vaší kanceláři změní.
| Úkol | Bez asistenta kanceláře | S asistentem kanceláře |
|---|---|---|
| Poptávky | Rozházené v poštovní schránce, kontaktním formuláři a na lístečcích – večer je procházet | Jeden seznam, seřazený podle naléhavosti, s návrhem odpovědi |
| Nabídka | Zaměření na papíře, večer přepisovat a dohledávat ceny | Hlasová poznámka na stavbě, návrh s cenami z Vašeho katalogu |
| Ceny | Z hlavy nebo ze starých nabídek | Vždy z Vašeho aktuálního katalogu, součty spočítá program |
| Doklady | Sbírat, přepisovat, jednotlivě nahrávat | Vyfotit, přepočítáno, i s obrázkem do lexoffice nebo sevDesk |
| Duplicitní doklady | Odhalí se pozdě nebo vůbec | Rozpoznají se před předáním |
| Montéři | Lístečky, fotky přes messenger, doptávání po telefonu | Sami zaznamenávají stavbu a doklady – aniž by viděli ceny |
Tři úkoly, které teď přebírá AI.
Žádný nový program, do kterého se musíte zaučovat. AI pracuje na pozadí a připraví Vám hotové návrhy – rozhodujete Vy.
Poptávky – roztříděné
E-maily a zprávy z Vašeho kontaktního formuláře na jednom místě, zařazené (nový zákazník, nabídka, reklamace, termín, dodavatel, faktura, ostatní) a seřazené podle naléhavosti. Ke každé poptávce návrh odpovědi – odesíláte ji Vy, z Vaší adresy.
Nabídky – z hlasové poznámky
Zaměření namluvíte na stavbě do mobilu, k tomu pár fotek. Z toho vznikne návrh nabídky s položkami a cenami z Vašeho vlastního katalogu. Odhadovaná množství jsou označená; když chybí cena, řádek zůstane otevřený.
Doklady – pro účetnictví
Vyfoťte fakturu nebo účtenku. Dodavatel, datum, částky a daň se přečtou a program je přepočítá. Po Vašem schválení jde doklad i s obrázkem do lexoffice nebo sevDesk.
Takhle vypadá úplně běžný pracovní den.
7:15 – Káva a přehled
Zprávy ze včerejšího večera jsou roztříděné. Nahoře je nouzový případ a k němu návrh odpovědi. Upravíte ho a odešlete ze své poštovní schránky.
10:30 – Na stavbě
Zaměřené WC pro hosty: dvě minuty hlasové poznámky, čtyři fotky. Z Vašeho záznamu vznikne návrh nabídky s položkami z Vašeho katalogu.
12:40 – V hobbymarketu
Účtenka vyfocená. Dodavatel, datum, částky a daň jsou přečtené a přepočítané, doklad čeká na Vaše schválení.
17:00 – Konec dne na dohled
Nabídka zkontrolovaná, jedno odhadované množství potvrzené, schváleno. Odchází zákazníkovi jako PDF s Vaší hlavičkou. Doklady za den jsou v lexoffice.
Takhle to vypadá v programu.
Pondělí, 7:15: Zprávy z víkendu jsou roztříděné, prasklé potrubí je nahoře. Skutečný snímek obrazovky, ukázková data.
V poledne v hobbymarketu: účtenka vyfocená, daň přečtená a přepočítaná. Skutečný snímek obrazovky, ukázková data.
Takhle zní hlasová poznámka ve Vašem řemesle.
Elektro
„Kuchyně, šest nových zásuvek, z toho dvě dvojité, zkontrolovat přípojku sporáku, vedení cca 15 metrů v liště na omítce.“
Instalatérství a topení
„WC pro hosty: vyměnit WC a umyvadlo, předstěna je hotová, nové rohové ventily, obklady zůstávají.“
Malíř
„Obývák 4,5 krát 5 metrů, výška místnosti 2,60, stěny a strop bíle, dvě okna, jedny dveře, zakrýt podlahu.“
Pokrývač
„Garáž, plochá střecha cca 30 metrů čtverečních, nový asfaltový pás, oplechování atiky 22 metrů, okap zůstává.“
Truhlář
„Vestavěná skříň v chodbě, šířka 2,40, až ke stropu, troje dveře bílé matné, uvnitř dvě tyče na oblečení.“
Obkladač
„Koupelna, podlaha 6 metrů čtverečních ve formátu 60 krát 60, stěny dokola do 1,20 metru, otlouct staré obklady.“
Příklady. Jaké položky a ceny z toho vzniknou, určuje Váš vlastní katalog.
Víc než tři tlačítka – vše, co k tomu patří.
Poptávky
- Vlastní příjmová adresa – Vaše poštovní schránka jen přeposílá
- Kontaktní formulář pro vložení na Váš web
- 7 kategorií a 4 stupně naléhavosti, kdykoli změnitelné
- Návrh odpovědi jedním kliknutím, odeslání z Vaší poštovní schránky
- Upozornění, když odpověď uvádí částky nebo termíny
- Z poptávky přímo založit zákazníka nebo nabídku
- E-maily s fakturami i s přílohou jedním kliknutím k dokladům
Nabídky
- Hlasová poznámka a až 10 fotek přímo z mobilu
- Ceny výhradně z Vašeho katalogu
- Odhadovaná množství označená, v PDF s „cca“
- PDF s Vaší hlavičkou, logem a Vaší barvou
- § 13b (stavební práce) a malý podnikatel (§ 19)
- Odeslání e-mailem nebo jako PDF ke stažení
- Stav od návrhu po přijetí, nová verze jedním kliknutím
Doklady
- Fotka nebo PDF – faktura, účtenka, dobropis
- I montéři sami zaznamenávají doklady fotkou
- Dodavatel, datum, částky a daň se přečtou automaticky
- Základ + daň = celkem se přepočítá pro každou sazbu daně
- Duplicitní doklady se rozpoznají dřív, než jdou do účetnictví
- Předání i s obrázkem do lexoffice nebo sevDesk
- Po předání neměnné (GoBD)
- Archivace 8 let od konce roku
Tým a bezpečnost
- Role majitel, kancelář a montér – montéři nevidí ceny
- Přihlášení s druhým faktorem pro majitele a kancelář
- Neměnný protokol všech schválení a změn
- Všechna data kdykoli ke stažení jako ZIP
- Nastavitelné lhůty pro mazání, hlasové poznámky např. po 30 dnech
- Import katalogu z Excelu (CSV), s historií cen
- Náklady na AI s pevným limitem, upozornění při 80 %
- Kalendář pro termíny, revizní lhůty a výpovědi smluv – s připomínkou a svátky
Co asistent kanceláře nedělá.
Žádný návrh neodejde bez Vašeho schválení.
Jednou nastavit, pak pevná měsíční cena.
Jednorázové zřízení 2.975 € – 5.950 €, provoz 297,50 € – 595 € měsíčně – všechny ceny včetně 19 % DPH (bez DPH 2.500 € – 5.000 € resp. 250 € – 500 € měsíčně). Žádné poplatky za doklad, žádná minimální doba trvání, výpověď měsíčně ke konci měsíce.
Kde v rozpětí budete, záleží hlavně na počtu uživatelů a rozsahu Vašeho katalogu. V úvodním rozhovoru Vám řekneme pevnou cenu.
Kolik Vás dnes stojí Vaše kancelář?
Zadejte své vlastní hodnoty – ukázková čísla jsou jen výchozí bod.
To je zhruba 1.430 € měsíčně v pracovním čase.
Pro srovnání: asistent kanceláře stojí 297,50 € – 595 € měsíčně, vč. DPH.
Od prvního rozhovoru po první nabídku.
Úvodní rozhovor
30 minut po telefonu. Řeknete nám, jak dnes funguje Vaše kancelář. My upřímně řekneme, zda se k Vám asistent hodí.
Zřízení
Převezmeme Váš ceník, napojíme lexoffice nebo sevDesk a nastavíme poštovní schránku a kontaktní formulář.
Zaškolení
Vám i Vašemu týmu vše ukážeme – v kanceláři i v mobilu.
Začít
Asistent dělá návrhy. Vy kontrolujete, měníte a schvalujete.
Mluvíte přímo s tím, kdo to u Vás nastaví.
Alexander Baumgärtner převezme Váš ceník, napojí Vaše účetnictví a Vám i Vašemu týmu vše ukáže – v kanceláři i v mobilu. Poté zůstává Vaším kontaktem.
Na co se nás majitelé ptají předem.
Co se stane s mými daty?
Musím měnit svůj software?
Co když se AI přepočítá?
Jaká je výpovědní lhůta?
Potřebuji nový hardware?
Umí asistent kanceláře psát i faktury?
Co když na stavbě není signál?
Vidí moji montéři ceny?
Mohu formulář pro poptávky vložit na svůj web?
Stojí AI něco navíc?
Hodí se to pro Vaši firmu?
30 minut po telefonu, zdarma. Upřímně Vám řekneme, zda se asistent kanceláře hodí – a pokud ne, tak i to.