Anfragen, Angebote, Belege: Das erledigt jetzt die KI.
Die KI liest Ihre E-Mails und sortiert sie nach Dringlichkeit, macht aus Ihrer Sprachnotiz einen Angebotsentwurf mit Ihren eigenen Preisen und liest Belege für lexoffice oder sevDesk aus. Sie prüfen nur noch und geben frei – nichts geht ohne Sie raus.
Kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten am Telefon.
Die KI macht die Vorarbeit. Sie haben mehr Zeit für Aufträge.
E-Mails und Nachrichten aus dem Kontaktformular landen in einer Liste, nach Dringlichkeit sortiert. Der Rohrbruch steht oben, die Werbung ist aussortiert.
Sie sprechen das Aufmaß ins Handy, während Sie noch vor Ort sind. Abends prüfen Sie den fertigen Entwurf, statt bei null anzufangen.
Positionen und Preise kommen aus Ihrem Katalog, Summen und Steuer rechnet das Programm. Keine Tippfehler, keine erfundenen Beträge.
Foto machen, prüfen, freigeben. Rechenfehler und doppelt eingereichte Belege fallen auf, bevor sie in der Buchhaltung landen.
Monteure erfassen Baustellen und Belege selbst. Preise und Kalkulation sehen nur Sie und Ihr Büro.
Kein Netz im Keller? Sprachnotiz und Fotos warten auf dem Handy und gehen automatisch raus, sobald wieder Empfang da ist.
Was sich in Ihrem Büro ändert.
| Aufgabe | Ohne Büroassistent | Mit Büroassistent |
|---|---|---|
| Anfragen | Verteilt auf Postfach, Kontaktformular und Notizzettel – abends durchsehen | Eine Liste, nach Dringlichkeit sortiert, mit Antwortvorschlag |
| Angebot | Aufmaß auf Papier, abends abtippen und Preise heraussuchen | Sprachnotiz auf der Baustelle, Entwurf mit Ihren Katalogpreisen |
| Preise | Aus dem Kopf oder aus alten Angeboten | Immer aus Ihrem aktuellen Katalog, Summen rechnet das Programm |
| Belege | Sammeln, abtippen, einzeln hochladen | Foto machen, nachgerechnet, mit Bild an lexoffice oder sevDesk |
| Doppelte Belege | Fallen spät oder gar nicht auf | Werden vor der Übergabe erkannt |
| Monteure | Zettel, Fotos per Messenger, Rückfragen am Telefon | Erfassen Baustelle und Belege selbst – ohne Preise zu sehen |
Drei Aufgaben, die jetzt die KI übernimmt.
Kein neues Programm zum Einarbeiten. Die KI arbeitet im Hintergrund und legt Ihnen fertige Entwürfe hin – Sie entscheiden.
Anfragen – sortiert
E-Mails und Nachrichten aus Ihrem Kontaktformular an einer Stelle, eingeordnet (Neukunde, Angebot, Reklamation, Termin, Lieferant, Rechnung, Sonstiges) und nach Dringlichkeit sortiert. Zu jeder Anfrage ein Antwortvorschlag – abschicken tun Sie, von Ihrer Adresse.
Angebote – aus der Sprachnotiz
Aufmaß auf der Baustelle ins Handy sprechen, ein paar Fotos dazu. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf mit Positionen und Preisen aus Ihrem eigenen Katalog. Geschätzte Mengen sind markiert; fehlt ein Preis, bleibt die Zeile offen.
Belege – für die Buchhaltung
Rechnung oder Bon fotografieren. Lieferant, Datum, Beträge und Steuer werden ausgelesen und vom Programm nachgerechnet. Nach Ihrer Freigabe geht der Beleg mit Bild an lexoffice oder sevDesk.
So läuft ein ganz normaler Arbeitstag.
7:15 – Kaffee und Überblick
Die Nachrichten von gestern Abend sind sortiert. Ein Notfall steht oben, dazu ein Antwortvorschlag. Sie passen ihn an und schicken ihn aus Ihrem Postfach ab.
10:30 – Auf der Baustelle
Gäste-WC aufgenommen: zwei Minuten Sprachnotiz, vier Fotos. Aus Ihrer Aufnahme entsteht ein Angebotsentwurf mit Positionen aus Ihrem Katalog.
12:40 – Im Baumarkt
Bon fotografiert. Lieferant, Datum, Beträge und Steuer sind ausgelesen und nachgerechnet, der Beleg wartet auf Ihre Freigabe.
17:00 – Feierabend in Sicht
Angebot geprüft, eine geschätzte Menge bestätigt, freigegeben. Es geht als PDF mit Ihrem Briefkopf an den Kunden. Die Belege des Tages sind in lexoffice.
So sieht das im Programm aus.
Montag, 7:15 Uhr: Die Nachrichten vom Wochenende sind sortiert, der Rohrbruch steht oben. Echter Screenshot, Beispieldaten.
Mittags im Baumarkt: Bon fotografiert, Steuer ausgelesen und nachgerechnet. Echter Screenshot, Beispieldaten.
So klingt eine Sprachnotiz in Ihrem Handwerk.
Elektro
„Küche, sechs Steckdosen neu, davon zwei doppelt, Herdanschluss prüfen, Leitung ca. 15 Meter im Kanal auf Putz.“
Sanitär & Heizung
„Gäste-WC: WC und Handwaschbecken tauschen, Vorwand ist da, Eckventile neu, Fliesen bleiben.“
Maler
„Wohnzimmer 4,5 mal 5 Meter, Raumhöhe 2,60, Wände und Decke weiß, zwei Fenster, eine Tür, Boden abdecken.“
Dachdecker
„Garage, Flachdach ca. 30 Quadratmeter, Bitumenbahn neu, Attika-Abdeckung 22 Meter, Rinne bleibt.“
Tischler
„Einbauschrank im Flur, 2,40 breit, raumhoch, drei Türen weiß matt, innen zwei Kleiderstangen.“
Fliesenleger
„Bad, Boden 6 Quadratmeter in 60 mal 60, Wand rundum bis 1,20 Meter, alte Fliesen abschlagen.“
Beispiele. Welche Positionen und Preise daraus werden, bestimmt Ihr eigener Katalog.
Mehr als drei Knöpfe – alles, was dazugehört.
Anfragen
- Eigene Eingangsadresse – Ihr Postfach leitet einfach weiter
- Kontaktformular zum Einbinden in Ihre Website
- 7 Kategorien und 4 Dringlichkeitsstufen, jederzeit änderbar
- Antwortvorschlag auf Knopfdruck, Versand aus Ihrem Postfach
- Warnhinweis, wenn die Antwort Beträge oder Termine nennt
- Aus der Anfrage direkt Kunde oder Angebot anlegen
- Rechnungsmails samt Anhang mit einem Klick zu den Belegen
Angebote
- Sprachnotiz und bis zu 10 Fotos direkt vom Handy
- Preise ausschließlich aus Ihrem Katalog
- Geschätzte Mengen markiert, im PDF mit „ca.“
- PDF mit Ihrem Briefkopf, Logo und Ihrer Farbe
- § 13b (Bauleistungen) und Kleinunternehmer (§ 19)
- Versand per E-Mail oder als PDF zum Herunterladen
- Status von Entwurf bis angenommen, neue Fassung per Klick
Belege
- Foto oder PDF – Rechnung, Quittung, Gutschrift
- Auch Monteure erfassen Belege selbst per Foto
- Lieferant, Datum, Beträge und Steuer werden ausgelesen
- Netto + Steuer = Brutto wird je Steuersatz nachgerechnet
- Doppelte Belege werden erkannt, bevor sie in die Buchhaltung gehen
- Übergabe mit Bild an lexoffice oder sevDesk
- Nach der Übergabe unveränderbar (GoBD)
- 8 Jahre Aufbewahrung ab Jahresende
Team & Sicherheit
- Rollen Inhaber, Büro und Monteur – Monteure sehen keine Preise
- Anmeldung mit zweitem Faktor für Inhaber und Büro
- Unveränderbares Protokoll aller Freigaben und Änderungen
- Alle Daten jederzeit als ZIP herunterladen
- Löschfristen einstellbar, Sprachnotizen z. B. nach 30 Tagen
- Katalog-Import aus Excel (CSV), mit Preisverlauf
- KI-Kosten mit fester Obergrenze, Hinweis bei 80 %
- Kalender für Termine, Prüffristen und Vertragskündigungen – mit Erinnerung und Feiertagen
Was der Büroassistent nicht tut.
Kein Entwurf geht ohne Ihre Freigabe raus.
Einmal einrichten, dann ein fester Monatspreis.
Einrichtung einmalig 2.975 € – 5.950 €, Betrieb 297,50 € – 595 € im Monat – alle Preise inklusive 19 % Umsatzsteuer (netto 2.500 € – 5.000 € bzw. 250 € – 500 € im Monat). Keine Kosten pro Beleg, keine Mindestlaufzeit, monatlich zum Monatsende kündbar.
Wo Sie in der Spanne liegen, hängt vor allem von der Zahl der Nutzer und dem Umfang Ihres Katalogs ab. Im Erstgespräch nennen wir Ihnen einen festen Preis.
Was kostet Sie Ihr Büro heute?
Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein – die Beispielzahlen sind nur ein Startpunkt.
Das sind rund 1.430 € im Monat an Arbeitszeit.
Zum Vergleich: Der Büroassistent kostet 297,50 € – 595 € im Monat, inkl. MwSt.
Vom ersten Gespräch bis zum ersten Angebot.
Erstgespräch
30 Minuten am Telefon. Sie erzählen, wie Ihr Büro heute läuft. Wir sagen ehrlich, ob der Assistent zu Ihnen passt.
Einrichtung
Wir übernehmen Ihren Preiskatalog, binden lexoffice oder sevDesk an und richten Postfach und Kontaktformular ein.
Einweisung
Wir zeigen Ihnen und Ihrem Team alles – im Büro und am Handy.
Loslegen
Der Assistent macht Vorschläge. Sie prüfen, ändern und geben frei.
Sie sprechen direkt mit dem, der es bei Ihnen einrichtet.
Alexander Baumgärtner übernimmt Ihren Preiskatalog, bindet Ihre Buchhaltung an und zeigt Ihnen und Ihrem Team alles – im Büro und am Handy. Danach bleibt er Ihr Ansprechpartner.
Was Inhaber uns vorher fragen.
Was passiert mit meinen Daten?
Muss ich meine Software wechseln?
Was, wenn die KI sich verrechnet?
Welche Kündigungsfrist gibt es?
Brauche ich neue Hardware?
Kann der Büroassistent auch Rechnungen schreiben?
Was ist, wenn auf der Baustelle kein Netz ist?
Sehen meine Monteure die Preise?
Kann ich das Anfrageformular auf meiner Website einbinden?
Kostet die KI extra?
Passt das zu Ihrem Betrieb?
30 Minuten am Telefon, kostenlos. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob der Büroassistent passt – und wenn nicht, auch das.