E-Rechnungen empfangen, prüfen und 8 Jahre aufbewahren
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Geplant ist ein Postfach mit eigener Adresse: Wir prüfen jede eingehende Rechnung, zeigen sie Ihnen als lesbare Rechnung und heben das Original unverändert in Deutschland auf. Ihr Steuerberater bekommt die Rechnungen auf Wunsch automatisch.
Geplant Das Postfach ist noch nicht bestellbar. Tragen Sie sich ein, dann schreiben wir Ihnen zum Start.
Was seit 2025 gilt
Stand: November 2026, Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Was davon für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihr Steuerberater.
| Seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer. |
|---|---|
| Ab 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, schreibt Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung. |
| Ab 1. Januar 2028 | Das gilt für alle Unternehmen. Ausgenommen sind Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 €. |
| Was als E-Rechnung zählt | Eine Datei in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung. |
| Aufbewahrung | Die Datei so, wie sie ankam, 8 Jahre lang unverändert und lesbar. |
Was das Postfach können wird
- Eine Adresse für alle RechnungenSie bekommen eine eigene Eingangsadresse für Ihre Lieferanten. Haben Sie Ihre Domain bei uns, leiten Sie auf Wunsch auch eine Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de dorthin.
- Prüfung jeder RechnungJede E-Rechnung wird gegen die Regeln der XRechnung geprüft. Fehlt etwas, steht dort in einem Satz, was, und keine Regelnummer.
- Lesbar wie eine PapierrechnungAus der Datei wird eine Rechnung zum Lesen, im Kundencenter und als PDF zum Herunterladen.
- Warnung vor falschen BankverbindungenNennt ein bekannter Lieferant plötzlich eine andere IBAN oder fehlt der Nachweis, dass die Mail wirklich von ihm kommt, sehen Sie eine Warnung, bevor Sie überweisen.
- Original unverändertJede Datei bleibt so, wie sie ankam, mit Prüfsumme und einer zweiten Kopie auf einem anderen Speicher in Deutschland. Jeder Zugriff steht im Protokoll.
- Weitergabe an den SteuerberaterNeue Rechnungen gehen auf Wunsch automatisch an seine Adresse. Jeden Zeitraum laden Sie als ZIP mit einem Verzeichnis der Rechnungen herunter.
Die geplanten Tarife
| Tarif | Postfach | Verein | Nur-Archiv |
|---|---|---|---|
| Preis im Monat | 3,45 €2,90 € zzgl. MwSt. | 2,26 €1,90 € zzgl. MwSt. | 1,07 €0,90 € zzgl. MwSt. |
| Für wen | Betriebe und Selbstständige | Vereine | nach einer Kündigung |
| Neue Rechnungen | bis 500 im Monat | bis 500 im Monat | keine, das Archiv bleibt lesbar |
In jedem Tarif
- Ansicht und Export jeder Rechnung
- Aufbewahrung in Deutschland, solange der Vertrag läuft
- Jahrestarif 10 Monate zahlen, 12 nutzen
Bekommen Sie mehr als 500 Rechnungen im Monat, fragen Sie uns nach einem größeren Paket. Rechnungen schreiben kann das Postfach zum Start nicht.
Grenzen
- Keine Steuerberatung
- Wir erklären die Bedienung. Wie Sie eine Rechnung buchen und welche Pflichten Ihr Betrieb hat, klärt Ihr Steuerberater.
- Kein Siegel
- Eine amtliche Zertifizierung für solche Archive gibt es nicht, darum werben wir mit keiner. Was das System tut, beschreiben wir in einer Vorlage für Ihre Verfahrensdokumentation.
- Zum Start nur Empfang
- Wer ab 2027 E-Rechnungen schreiben muss, braucht dafür zunächst ein anderes Programm. Das Schreiben planen wir erst, wenn genug Betriebe das Postfach nutzen.
- Keine Schnittstelle zum Start
- Eine Anbindung an Buchhaltungsprogramme wie DATEV und an das Peppol-Netz gibt es zum Start nicht. Ihr Steuerberater bekommt die Rechnungen per E-Mail oder als ZIP.
- Aufbewahrung nur mit Vertrag
- Wir heben Ihre Rechnungen auf, solange ein Vertrag läuft, auch im Tarif Nur-Archiv. Die Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei Ihnen.
Fragen zum E-Rechnungs-Postfach
Wann startet das Postfach?
Einen Termin nennen wir, sobald er feststeht. Wer auf der Warteliste steht, bekommt dann eine E-Mail. Bis dahin können Sie nichts bestellen, und es entstehen keine Kosten.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem Format, das ein Programm auslesen kann, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt diese Datei in einem PDF. Ein PDF ohne sie legt das Postfach trotzdem ab und kennzeichnet es als „keine E-Rechnung“.
Brauche ich das Postfach als Kleinunternehmer?
Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen, schreiben müssen sie keine. Für den Empfang genügt nach dem Gesetz ein normales E-Mail-Postfach. Das Postfach nimmt Ihnen das Prüfen, Lesen und Aufbewahren ab.
Was gilt für Vereine?
Ist Ihr Verein bei der Umsatzsteuer Unternehmer, etwa mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, gelten für diesen Teil dieselben Regeln wie für einen Betrieb. Ob das bei Ihrem Verein zutrifft, klärt Ihr Steuerberater.
Kann die Buchhaltung mitarbeiten?
Ja. Im Kundencenter legen Sie ein Team-Mitglied an und geben ihm nur den Bereich E-Rechnungen frei. Verträge und Rechnungen Ihres Kundenkontos sieht es dann nicht.
Wo liegen die Rechnungen?
Auf unseren Servern in Deutschland, das Original und eine zweite Kopie auf einem anderen Speicher. Rechnungen enthalten Daten Ihrer Lieferanten; dafür gilt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was passiert, wenn ich kündige?
Vor dem Vertragsende bekommen Sie alle Rechnungen als Export. Danach können Sie in den Tarif Nur-Archiv wechseln: Die Rechnungen bleiben lesbar, neue kommen nicht mehr dazu. Ohne Nur-Archiv löschen wir das Postfach 30 Tage nach dem Vertragsende und kündigen das vorher per E-Mail an.
Benachrichtigen, sobald es losgeht
Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Wir schreiben Ihnen einmal, sobald Sie „E-Rechnungs-Postfach“ bestellen können, mit Preis und Starttermin.