Yhteydenotot, tarjoukset, kuitit: Nyt ne hoitaa tekoäly.
Tekoäly lukee sähköpostinne ja lajittelee ne kiireellisyyden mukaan, tekee ääniviestistänne tarjousluonnoksen omilla hinnoillanne ja lukee kuitit lexofficeen tai sevDeskiin. Te vain tarkistatte ja hyväksytte – mitään ei lähde ilman teitä.
Maksuton ensikeskustelu, 30 minuuttia puhelimessa.
Tekoäly tekee pohjatyön. Teille jää enemmän aikaa töille.
Sähköpostit ja yhteydenottolomakkeen viestit päätyvät yhteen luetteloon kiireellisyyden mukaan lajiteltuina. Putkivuoto on ylimpänä, mainokset on karsittu pois.
Sanelette mitat puhelimeen ollessanne vielä paikan päällä. Illalla tarkistatte valmiin luonnoksen sen sijaan, että aloittaisitte tyhjästä.
Rivit ja hinnat tulevat hinnastostanne, summat ja verot laskee ohjelma. Ei kirjoitusvirheitä, ei keksittyjä summia.
Ottakaa kuva, tarkistakaa, hyväksykää. Laskuvirheet ja kahteen kertaan toimitetut kuitit huomataan ennen kuin ne päätyvät kirjanpitoon.
Asentajat kirjaavat työmaat ja kuitit itse. Hinnat ja laskelmat näkevät vain te ja toimistonne.
Ei kenttää kellarissa? Ääniviesti ja kuvat odottavat puhelimessa ja lähtevät automaattisesti, kun yhteys taas toimii.
Mikä muuttuu toimistossanne.
| Tehtävä | Ilman toimistoavustajaa | Toimistoavustajan kanssa |
|---|---|---|
| Yhteydenotot | Hajallaan postilaatikossa, yhteydenottolomakkeessa ja muistilapuilla – käydään läpi iltaisin | Yksi luettelo kiireellisyyden mukaan lajiteltuna, vastausehdotuksella |
| Tarjous | Mitat paperilla, illalla näppäily ja hintojen etsiminen | Ääniviesti työmaalla, luonnos hinnastonne hinnoilla |
| Hinnat | Ulkomuistista tai vanhoista tarjouksista | Aina ajantasaisesta hinnastostanne, summat laskee ohjelma |
| Kuitit | Keräys, näppäily, lataus yksitellen | Kuva otettu, tarkistettu laskemalla, kuvineen lexofficeen tai sevDeskiin |
| Päällekkäiset kuitit | Huomataan myöhään tai ei lainkaan | Tunnistetaan ennen siirtoa |
| Asentajat | Lappuja, kuvia viestisovelluksella, tarkentavia kysymyksiä puhelimessa | Kirjaavat työmaan ja kuitit itse – näkemättä hintoja |
Kolme tehtävää, jotka tekoäly nyt hoitaa.
Ei uutta ohjelmaa opeteltavaksi. Tekoäly työskentelee taustalla ja antaa teille valmiita luonnoksia – te päätätte.
Yhteydenotot – lajiteltuina
Sähköpostit ja yhteydenottolomakkeenne viestit yhdessä paikassa, luokiteltuina (uusi asiakas, tarjous, reklamaatio, ajanvaraus, toimittaja, lasku, muu) ja kiireellisyyden mukaan lajiteltuina. Jokaiseen yhteydenottoon vastausehdotus – lähetätte sen itse omasta osoitteestanne.
Tarjoukset – ääniviestistä
Sanelette mitat työmaalla puhelimeen ja otatte muutaman kuvan. Niistä syntyy tarjousluonnos, jonka rivit ja hinnat tulevat omasta hinnastostanne. Arvioidut määrät on merkitty; jos hinta puuttuu, rivi jää avoimeksi.
Kuitit – kirjanpitoon
Kuvatkaa lasku tai kuitti. Toimittaja, päivämäärä, summat ja verot luetaan, ja ohjelma tarkistaa ne laskemalla. Hyväksyntänne jälkeen kuitti siirtyy kuvineen lexofficeen tai sevDeskiin.
Näin kulkee aivan tavallinen työpäivä.
7.15 – Kahvia ja yleiskatsaus
Eilisillan viestit on lajiteltu. Hätätapaus on ylimpänä, mukana vastausehdotus. Muokkaatte sitä ja lähetätte sen omasta postilaatikostanne.
10.30 – Työmaalla
Vieras-WC kartoitettu: kahden minuutin ääniviesti, neljä kuvaa. Tallenteestanne syntyy tarjousluonnos hinnastonne riveillä.
12.40 – Rautakaupassa
Kuitti kuvattu. Toimittaja, päivämäärä, summat ja verot on luettu ja tarkistettu laskemalla, ja kuitti odottaa hyväksyntäänne.
17.00 – Työpäivän loppu näkyvissä
Tarjous tarkistettu, yksi arvioitu määrä vahvistettu, hyväksytty. Se lähtee asiakkaalle PDF-tiedostona kirjelomakkeellanne. Päivän kuitit ovat lexofficessa.
Tältä se näyttää ohjelmassa.
Maanantai klo 7.15: viikonlopun viestit on lajiteltu, putkivuoto on ylimpänä. Aito kuvakaappaus, esimerkkitiedot.
Keskipäivällä rautakaupassa: kuitti kuvattu, verot luettu ja tarkistettu laskemalla. Aito kuvakaappaus, esimerkkitiedot.
Tältä ääniviesti kuulostaa teidän alallanne.
Sähkö
„Keittiö, kuusi uutta pistorasiaa, niistä kaksi kaksoispistorasiaa, lieden liitäntä tarkistettava, johtoa n. 15 metriä kourussa pinta-asennuksena.“
LVI
„Vieras-WC: WC-istuin ja käsienpesuallas vaihdetaan, esiseinä on valmiina, uudet kulmaventtiilit, laatat jäävät.“
Maalaus
„Olohuone 4,5 kertaa 5 metriä, huonekorkeus 2,60, seinät ja katto valkoiseksi, kaksi ikkunaa, yksi ovi, lattia suojataan.“
Kattotyöt
„Autotalli, tasakatto n. 30 neliömetriä, uusi bitumikermi, räystäspellitys 22 metriä, kouru jää.“
Puusepäntyöt
„Kiintokaappi eteiseen, leveys 2,40, kattoon asti, kolme ovea valkoinen matta, sisällä kaksi vaatetankoa.“
Laatoitus
„Kylpyhuone, lattia 6 neliömetriä 60 kertaa 60 -laatalla, seinät ympäriinsä 1,20 metriin asti, vanhat laatat piikataan pois.“
Esimerkkejä. Mitkä rivit ja hinnat niistä syntyy, määrää oma hinnastonne.
Enemmän kuin kolme painiketta – kaikki, mitä tarvitaan.
Yhteydenotot
- Oma vastaanotto-osoite – postilaatikkonne vain välittää eteenpäin
- Yhteydenottolomake verkkosivustollenne upotettavaksi
- 7 luokkaa ja 4 kiireellisyystasoa, muutettavissa milloin tahansa
- Vastausehdotus napin painalluksella, lähetys omasta postilaatikostanne
- Varoitus, jos vastauksessa mainitaan summia tai ajankohtia
- Asiakkaan tai tarjouksen luonti suoraan yhteydenotosta
- Laskusähköpostit liitteineen yhdellä napsautuksella kuitteihin
Tarjoukset
- Ääniviesti ja enintään 10 kuvaa suoraan puhelimesta
- Hinnat ainoastaan hinnastostanne
- Arvioidut määrät merkitty, PDF:ssä merkinnällä ”n.”
- PDF kirjelomakkeellanne, logollanne ja värillänne
- § 13b (rakennuspalvelut) ja pienyrittäjä (§ 19)
- Lähetys sähköpostitse tai ladattavana PDF-tiedostona
- Tila luonnoksesta hyväksyttyyn, uusi versio napsautuksella
Kuitit
- Kuva tai PDF – lasku, kuitti, hyvityslasku
- Myös asentajat kirjaavat kuitit itse kuvaamalla
- Toimittaja, päivämäärä, summat ja verot luetaan
- Veroton + vero = verollinen tarkistetaan laskemalla verokannoittain
- Päällekkäiset kuitit tunnistetaan ennen kuin ne menevät kirjanpitoon
- Siirto kuvineen lexofficeen tai sevDeskiin
- Siirron jälkeen muuttumaton (GoBD)
- 8 vuoden säilytys vuoden lopusta lukien
Tiimi & tietoturva
- Roolit omistaja, toimisto ja asentaja – asentajat eivät näe hintoja
- Kirjautuminen toisella tekijällä omistajalle ja toimistolle
- Muuttumaton loki kaikista hyväksynnöistä ja muutoksista
- Kaikki tiedot ladattavissa ZIP-tiedostona milloin tahansa
- Säädettävät poistoajat, ääniviestit esim. 30 päivän jälkeen
- Hinnaston tuonti Excelistä (CSV), hintahistorialla
- Tekoälykustannuksilla kiinteä yläraja, ilmoitus 80 prosentissa
- Kalenteri ajankohdille, tarkastusmääräajoille ja sopimusten irtisanomisille – muistutuksilla ja pyhäpäivillä
Mitä toimistoavustaja ei tee.
Mikään luonnos ei lähde ilman hyväksyntäänne.
Kerran käyttöön, sitten kiinteä kuukausihinta.
Käyttöönotto kertaluonteisesti 2.975 € – 5.950 €, käyttö 297,50 € – 595 € kuukaudessa – kaikki hinnat sisältävät 19 prosentin arvonlisäveron (veroton 2.500 € – 5.000 € tai 250 € – 500 € kuukaudessa). Ei kuittikohtaisia maksuja, ei vähimmäiskestoa, irtisanottavissa kuukausittain kuun lopussa.
Kohtanne hintahaarukassa riippuu ennen kaikkea käyttäjien määrästä ja hinnastonne laajuudesta. Ensikeskustelussa ilmoitamme teille kiinteän hinnan.
Mitä toimistonne maksaa teille nyt?
Syöttäkää omat arvonne – esimerkkiluvut ovat vain lähtökohta.
Se on noin 1.430 € työaikaa kuukaudessa.
Vertailun vuoksi: toimistoavustaja maksaa 297,50 € – 595 € kuukaudessa, sis. ALV.
Ensimmäisestä keskustelusta ensimmäiseen tarjoukseen.
Ensikeskustelu
30 minuuttia puhelimessa. Kerrotte, miten toimistonne nyt toimii. Sanomme rehellisesti, sopiiko avustaja teille.
Käyttöönotto
Siirrämme hinnastonne, yhdistämme lexofficen tai sevDeskin ja määritämme postilaatikon ja yhteydenottolomakkeen.
Perehdytys
Näytämme teille ja tiimillenne kaiken – toimistossa ja puhelimessa.
Aloitus
Avustaja tekee ehdotuksia. Te tarkistatte, muokkaatte ja hyväksytte.
Puhutte suoraan sen kanssa, joka ottaa järjestelmän käyttöön luonanne.
Alexander Baumgärtner siirtää hinnastonne, yhdistää kirjanpitonne ja näyttää teille ja tiimillenne kaiken – toimistossa ja puhelimessa. Sen jälkeen hän pysyy yhteyshenkilönänne.
Mitä yrittäjät kysyvät meiltä etukäteen.
Mitä tiedoilleni tapahtuu?
Pitääkö minun vaihtaa ohjelmistoa?
Entä jos tekoäly laskee väärin?
Mikä on irtisanomisaika?
Tarvitsenko uusia laitteita?
Voiko toimistoavustaja myös laatia laskuja?
Entä jos työmaalla ei ole kenttää?
Näkevätkö asentajani hinnat?
Voinko upottaa yhteydenottolomakkeen verkkosivustolleni?
Maksaako tekoäly erikseen?
Sopiiko tämä yrityksellenne?
30 minuuttia puhelimessa, maksutta. Kerromme rehellisesti, sopiiko toimistoavustaja teille – ja jos ei, senkin.