Voor advocatenkantoren · servers in Duitsland

Inkomende post voorgesorteerd. Termijnen dubbel gecontroleerd.

De AI leest stukken, herkent zaaknummers en genoemde data en stelt het passende dossier voor. Een termijn geldt pas als gecontroleerd wanneer twee personen hem hebben bevestigd. En vóór de vakantie toont een stoplicht: waarneming, beA-rechten, termijnen – alles geregeld?

Terugbelverzoek → 0541 93 93 90 19

Opgeruimd bureau van een advocatenkantoor met dossiers en laptop

Sfeerbeeld, gemaakt met AI

Vakantie en waarneming in de kantoorassistent: checklist voor waarneming volgens § 53 BRAO, beA-rechten en openstaande termijnen in de vakantieperiode. — Echte screenshot met voorbeeldgegevens: drie weken vakantie – waarnemer gekozen, beA-rechten en vier termijnen nog open.

01 Wat de AI voor u regelt

Minder sorteren, meer tijd voor de zaak.

In testfase

Stukken

Uploaden of doorsturen: de AI vat samen, herkent zaaknummers en genoemde data en stelt het dossier voor.

In testfase

Termijnen

Genoemde data worden voorstellen. Een termijn is pas gecontroleerd na twee bevestigingen door verschillende personen.

In testfase

Vakantie & waarneming

Aanvraag, goedkeuring, waarneming volgens § 53 BRAO, beA-checklist en overdracht van alle termijnen in de periode.

02 Vóór de vakantie

Waarneming, beA, termijnen – alles afgevinkt.

Vakantie invoeren

Langer dan twee weken weg? Het programma meldt: waarneming volgens § 53 BRAO nodig.

Waarnemer kiezen

Alleen andere toegelaten advocaten staan ter keuze.

beA-rechten bevestigen

De rechten richt u in het beA in – het programma vraagt ernaar en legt het vast.

Termijnen overdragen

Alle termijnen in de periode met één klik naar een aanwezige persoon. Dan staat het stoplicht op groen.

Termijnen in het programma.

Termijnen en afspraken in de kantoorassistent: ongecontroleerde termijnen met „1 van 2 bevestigingen”, zaaknummer en AI-voorstel.

Ongecontroleerde termijnen staan bovenaan: „1 van 2 bevestigingen”, AI-voorstellen zijn gemarkeerd. Echte screenshot, voorbeeldgegevens.

03 Alle functies

Wat er in de kantoorassistent zit.

Stukken & dossiers

Uploaden of doorsturen per e-mail
Samenvatting, to-do’s, genoemde data
Zaaknummer herkend, dossier voorgesteld
Dossiers met cliënt, wederpartij, rechtbank, behandelaar
Inkomende e-mail met urgentie en conceptantwoord
Conceptantwoorden zonder juridische beoordeling

Termijnen & team

Vier-ogenprincipe, gewijzigde termijn vraagt nieuwe bevestiging
Herinnering per e-mail aan de verantwoordelijke persoon
Agenda-abonnement voor Outlook en mobiel
Vakantieaanvragen, goedkeuring, resterende vakantiedagen
Waarneming, beA-checklist, overdracht van termijnen, afwezigheidsbericht
Onwijzigbaar logboek van alle bevestigingen

Planning & overzicht

Melding als een termijn op een weekend of feestdag valt – per deelstaat
Termijnenlijst als pdf, bijv. voor de vakantieoverdracht
Stoplicht vóór de vakantie: waarneming, beA-rechten, termijnen
Weekoverzicht op maandag per e-mail
Resterende vakantiedagen berekend zonder feestdagen
Onderdelen die u niet nodig hebt in- en uitschakelen

04 Eerlijk gezegd

Wat de kantoorassistent niet doet.

Geen koppeling met het beA.Het beA bedient u zelf, zoals altijd. Het programma herinnert aan de rechten van de waarnemer en legt de bevestiging vast.

Geen wettelijke termijnberekening.Overgenomen wordt wat met datum in het stuk staat. Termijnen berekent en controleert u zelf – met z’n tweeën.

Geen juridisch advies, geen processtukken.De AI vat samen en sorteert. Beoordelingen en processtukken blijven bij u.

Geen vervanging van uw kantoorsoftware.Hij vult die aan met AI-voorsortering, termijnen volgens het vier-ogenprincipe en vakantieplanning.

05 Geheimhouding

Beroepsgeheim voorop.

Servers in Duitsland.De AI-verwerking vindt plaats binnen de EU.

Overeenkomst volgens § 43e BRAO.Geheimhouding en onderaannemers leggen we vóór de start schriftelijk vast – ook voor belastingadviseurs volgens § 62a StBerG.

Tweestapsverificatie.Verplicht voor alle toegangen van het kantoor.

Logboek.Bevestigingen en wijzigingen worden onwijzigbaar vastgelegd.

Veelgestelde vragen

Wat advocatenkantoren ons als eerste vragen.

Vervangt dit mijn kantoorsoftware?

Nee. De kantoorassistent vult die aan: AI-voorsortering van stukken, termijnen met vier-ogenprincipe en vakantieplanning met waarneming.

Berekent de AI termijnen?

Nee. Alleen data die in het stuk staan, worden overgenomen. Staat er een termijn zonder datum, dan wijst de AI daarop – berekenen en bevestigen doet u zelf, met z’n tweeën.

Is het beA gekoppeld?

Nee. U werkt in het beA zoals voorheen. De assistent herinnert u vóór een afwezigheid eraan de beA-rechten voor de waarnemer in te richten.

Hoe is de geheimhouding geregeld?

Vóór de start sluiten we een overeenkomst volgens § 43e BRAO (resp. § 62a StBerG), inclusief verwerkersovereenkomst. De servers staan in Duitsland, de AI-verwerking vindt plaats in de EU.

Wat kost de kantoorassistent?

De kantoorassistent is in de testfase. De prijs noemen we u in het eerste gesprek.

Terugbelverzoek

Past dit bij uw kantoor?

30 minuten aan de telefoon, gratis. We zeggen u eerlijk of de assistent bij u past – en zo niet, dan ook dat.

Liever meteen bellen: 0541 93 93 90 19