Aanvragen, offertes, bonnen: dat doet nu de AI.
De AI leest uw e-mails en sorteert ze op urgentie, maakt van uw spraakmemo een conceptofferte met uw eigen prijzen en leest bonnen uit voor lexoffice of sevDesk. U controleert alleen nog en geeft vrij – niets gaat de deur uit zonder u.
Gratis kennismakingsgesprek, 30 minuten telefonisch.
De AI doet het voorwerk. U houdt meer tijd over voor opdrachten.
E-mails en berichten uit het contactformulier komen in één lijst, gesorteerd op urgentie. De gesprongen leiding staat bovenaan, de reclame is eruit gefilterd.
U spreekt de maten in op uw telefoon terwijl u nog ter plekke bent. ’s Avonds controleert u het kant-en-klare concept in plaats van bij nul te beginnen.
Posten en prijzen komen uit uw catalogus; totalen en btw berekent het programma. Geen typefouten, geen verzonnen bedragen.
Foto maken, controleren, vrijgeven. Rekenfouten en dubbel ingediende bonnen vallen op voordat ze in de boekhouding belanden.
Monteurs leggen bouwplaatsen en bonnen zelf vast. Prijzen en calculatie ziet alleen u en uw kantoor.
Geen netwerk in de kelder? Spraakmemo en foto's wachten op de telefoon en worden automatisch verstuurd zodra er weer bereik is.
Wat er op uw kantoor verandert.
| Taak | Zonder kantoorassistent | Met kantoorassistent |
|---|---|---|
| Aanvragen | Verspreid over mailbox, contactformulier en briefjes – ’s avonds doornemen | Eén lijst, gesorteerd op urgentie, met antwoordvoorstel |
| Offerte | Maten op papier, ’s avonds overtypen en prijzen opzoeken | Spraakmemo op de bouwplaats, concept met uw catalogusprijzen |
| Prijzen | Uit het hoofd of uit oude offertes | Altijd uit uw actuele catalogus, totalen berekent het programma |
| Bonnen | Verzamelen, overtypen, één voor één uploaden | Foto maken, nagerekend, met afbeelding naar lexoffice of sevDesk |
| Dubbele bonnen | Vallen laat of helemaal niet op | Worden vóór de overdracht herkend |
| Monteurs | Briefjes, foto's via messenger, vragen aan de telefoon | Leggen bouwplaats en bonnen zelf vast – zonder prijzen te zien |
Drie taken die nu de AI overneemt.
Geen nieuw programma om u in te werken. De AI werkt op de achtergrond en legt u kant-en-klare concepten voor – u beslist.
Aanvragen – gesorteerd
E-mails en berichten uit uw contactformulier op één plek, ingedeeld (nieuwe klant, offerte, klacht, afspraak, leverancier, factuur, overig) en gesorteerd op urgentie. Bij elke aanvraag een antwoordvoorstel – versturen doet u zelf, vanaf uw eigen adres.
Offertes – uit de spraakmemo
Maten op de bouwplaats inspreken op de telefoon, een paar foto's erbij. Daaruit ontstaat een conceptofferte met posten en prijzen uit uw eigen catalogus. Geschatte hoeveelheden zijn gemarkeerd; ontbreekt een prijs, dan blijft de regel open.
Bonnen – voor de boekhouding
Factuur of kassabon fotograferen. Leverancier, datum, bedragen en btw worden uitgelezen en door het programma nagerekend. Na uw vrijgave gaat de bon met afbeelding naar lexoffice of sevDesk.
Zo verloopt een heel gewone werkdag.
7:15 – Koffie en overzicht
De berichten van gisteravond zijn gesorteerd. Een spoedgeval staat bovenaan, met een antwoordvoorstel. U past het aan en verstuurt het vanuit uw eigen mailbox.
10:30 – Op de bouwplaats
Toilet opgenomen: twee minuten spraakmemo, vier foto's. Uit uw opname ontstaat een conceptofferte met posten uit uw catalogus.
12:40 – In de bouwmarkt
Kassabon gefotografeerd. Leverancier, datum, bedragen en btw zijn uitgelezen en nagerekend; de bon wacht op uw vrijgave.
17:00 – Einde van de werkdag in zicht
Offerte gecontroleerd, een geschatte hoeveelheid bevestigd, vrijgegeven. Ze gaat als pdf met uw briefhoofd naar de klant. De bonnen van vandaag staan in lexoffice.
Zo ziet dat er in het programma uit.
Maandag, 7:15 uur: de berichten van het weekend zijn gesorteerd, de gesprongen leiding staat bovenaan. Echte screenshot, voorbeeldgegevens.
’s Middags in de bouwmarkt: bon gefotografeerd, btw uitgelezen en nagerekend. Echte screenshot, voorbeeldgegevens.
Zo klinkt een spraakmemo in uw vak.
Elektra
„Keuken, zes nieuwe stopcontacten, waarvan twee dubbel, kookplaataansluiting controleren, leiding ca. 15 meter in goot op de muur.“
Sanitair & verwarming
„Toilet: toilet en fonteintje vervangen, voorzetwand is er, nieuwe hoekstopkranen, tegels blijven.“
Schilder
„Woonkamer 4,5 bij 5 meter, plafondhoogte 2,60, wanden en plafond wit, twee ramen, één deur, vloer afdekken.“
Dakdekker
„Garage, plat dak ca. 30 vierkante meter, nieuwe bitumen dakbaan, daktrimafdekking 22 meter, goot blijft.“
Timmerman
„Inbouwkast in de gang, 2,40 breed, plafondhoog, drie deuren wit mat, binnenin twee kledingroedes.“
Tegelzetter
„Badkamer, vloer 6 vierkante meter in 60 bij 60, wand rondom tot 1,20 meter, oude tegels afbikken.“
Voorbeelden. Welke posten en prijzen daaruit volgen, bepaalt uw eigen catalogus.
Meer dan drie knoppen – alles wat erbij hoort.
Aanvragen
- Eigen ontvangstadres – uw mailbox stuurt gewoon door
- Contactformulier om in uw website op te nemen
- 7 categorieën en 4 urgentieniveaus, altijd aanpasbaar
- Antwoordvoorstel met één klik, verzending vanuit uw mailbox
- Waarschuwing als het antwoord bedragen of afspraken noemt
- Vanuit de aanvraag direct een klant of offerte aanmaken
- Factuurmails inclusief bijlage met één klik naar de bonnen
Offertes
- Spraakmemo en tot 10 foto's direct vanaf de telefoon
- Prijzen uitsluitend uit uw catalogus
- Geschatte hoeveelheden gemarkeerd, in de pdf met „ca.”
- Pdf met uw briefhoofd, logo en uw kleur
- § 13b (bouwprestaties) en kleineondernemersregeling (§ 19)
- Verzending per e-mail of als pdf om te downloaden
- Status van concept tot geaccepteerd, nieuwe versie met één klik
Bonnen
- Foto of pdf – factuur, kwitantie, creditnota
- Ook monteurs leggen bonnen zelf vast met een foto
- Leverancier, datum, bedragen en btw worden uitgelezen
- Netto + btw = bruto wordt per btw-tarief nagerekend
- Dubbele bonnen worden herkend voordat ze naar de boekhouding gaan
- Overdracht met afbeelding naar lexoffice of sevDesk
- Na de overdracht onveranderbaar (GoBD)
- 8 jaar bewaring vanaf het einde van het jaar
Team & beveiliging
- Rollen eigenaar, kantoor en monteur – monteurs zien geen prijzen
- Inloggen met tweede factor voor eigenaar en kantoor
- Onveranderbaar logboek van alle vrijgaven en wijzigingen
- Alle gegevens altijd als ZIP downloaden
- Bewaartermijnen instelbaar, spraakmemo's bijv. na 30 dagen
- Catalogusimport uit Excel (CSV), met prijshistorie
- AI-kosten met een vaste bovengrens, melding bij 80 %
- Agenda voor afspraken, keuringstermijnen en contractopzeggingen – met herinnering en feestdagen
Wat de kantoorassistent niet doet.
Geen concept gaat de deur uit zonder uw vrijgave.
Eén keer inrichten, daarna een vaste maandprijs.
Eenmalige inrichting 2.975 € – 5.950 €, gebruik 297,50 € – 595 € per maand – alle prijzen inclusief 19 % btw (netto 2.500 € – 5.000 € resp. 250 € – 500 € per maand). Geen kosten per bon, geen minimale looptijd, maandelijks opzegbaar tegen het einde van de maand.
Waar u binnen de bandbreedte uitkomt, hangt vooral af van het aantal gebruikers en de omvang van uw catalogus. In het kennismakingsgesprek noemen wij u een vaste prijs.
Wat kost uw kantoorwerk u vandaag?
Vul uw eigen waarden in – de voorbeeldgetallen zijn slechts een startpunt.
Dat is ongeveer 1.430 € per maand aan werktijd.
Ter vergelijking: de kantoorassistent kost 297,50 € – 595 € per maand, incl. btw.
Van het eerste gesprek tot de eerste offerte.
Kennismakingsgesprek
30 minuten aan de telefoon. U vertelt hoe uw kantoor nu loopt. Wij zeggen eerlijk of de assistent bij u past.
Inrichting
Wij nemen uw prijscatalogus over, koppelen lexoffice of sevDesk en richten mailbox en contactformulier in.
Instructie
Wij laten u en uw team alles zien – op kantoor en op de telefoon.
Aan de slag
De assistent doet voorstellen. U controleert, wijzigt en geeft vrij.
U spreekt direct met degene die het bij u inricht.
Alexander Baumgärtner neemt uw prijscatalogus over, koppelt uw boekhouding en laat u en uw team alles zien – op kantoor en op de telefoon. Daarna blijft hij uw contactpersoon.
Wat eigenaren ons vooraf vragen.
Wat gebeurt er met mijn gegevens?
Moet ik van software wisselen?
Wat als de AI zich verrekent?
Welke opzegtermijn geldt er?
Heb ik nieuwe hardware nodig?
Kan de kantoorassistent ook facturen schrijven?
Wat als er op de bouwplaats geen bereik is?
Zien mijn monteurs de prijzen?
Kan ik het aanvraagformulier op mijn website opnemen?
Kost de AI extra?
Past dit bij uw bedrijf?
30 minuten aan de telefoon, gratis. Wij zeggen u eerlijk of de kantoorassistent past – en zo niet, dan zeggen we dat ook.