Запитвания, оферти, документи: с това вече се занимава ИИ.
ИИ чете имейлите Ви и ги сортира по спешност, превръща гласовата Ви бележка в чернова на оферта с Вашите собствени цени и разчита разходни документи за lexoffice или sevDesk. Вие само проверявате и одобрявате – нищо не излиза без Вас.
Безплатен първи разговор, 30 минути по телефона.
ИИ върши подготвителната работа. Вие имате повече време за поръчки.
Имейлите и съобщенията от формуляра за контакт попадат в един списък, сортиран по спешност. Спуканата тръба е най-горе, рекламата е отсяна.
Издиктувате замерването в телефона, докато още сте на място. Вечерта проверявате готовата чернова, вместо да започвате от нулата.
Позициите и цените идват от Вашия каталог, сумите и данъка изчислява програмата. Без печатни грешки, без измислени суми.
Снимате, проверявате, одобрявате. Грешките в сметките и двойно подадените документи се забелязват, преди да стигнат до счетоводството.
Монтажниците сами въвеждат обекти и документи. Цените и калкулацията виждате само Вие и Вашият офис.
Няма сигнал в мазето? Гласовата бележка и снимките чакат в телефона и се изпращат автоматично, щом има отново покритие.
Какво се променя във Вашия офис.
| Задача | Без офис асистент | С офис асистент |
|---|---|---|
| Запитвания | Разпилени в пощенската кутия, формуляра за контакт и бележки – преглед вечер | Един списък, сортиран по спешност, с предложение за отговор |
| Оферта | Замерване на хартия, вечер преписване и търсене на цени | Гласова бележка на обекта, чернова с цените от Вашия каталог |
| Цени | По памет или от стари оферти | Винаги от актуалния Ви каталог, сумите изчислява програмата |
| Документи | Събиране, преписване, качване един по един | Снимка, проверени сметки, с изображение към lexoffice или sevDesk |
| Двойни документи | Забелязват се късно или изобщо не | Разпознават се преди предаването |
| Монтажници | Бележки, снимки през месинджър, уточнения по телефона | Сами въвеждат обекта и документите – без да виждат цените |
Три задачи, които вече поема ИИ.
Без нова програма, която да усвоявате. ИИ работи на заден план и Ви поднася готови чернови – Вие решавате.
Запитвания – сортирани
Имейлите и съобщенията от формуляра Ви за контакт на едно място, категоризирани (нов клиент, оферта, рекламация, среща, доставчик, фактура, друго) и сортирани по спешност. За всяко запитване – предложение за отговор; изпращате го Вие, от своя адрес.
Оферти – от гласова бележка
Издиктувайте замерването на обекта в телефона и добавете няколко снимки. От това се получава чернова на оферта с позиции и цени от Вашия собствен каталог. Приблизителните количества са отбелязани; ако липсва цена, редът остава открит.
Документи – за счетоводството
Снимайте фактурата или касовата бележка. Доставчик, дата, суми и данък се разчитат и се проверяват от програмата. След Вашето одобрение документът отива с изображение към lexoffice или sevDesk.
Така минава един съвсем обикновен работен ден.
7:15 – Кафе и преглед
Съобщенията от снощи са сортирани. Спешен случай е най-горе, заедно с предложение за отговор. Коригирате го и го изпращате от своята пощенска кутия.
10:30 – На обекта
Тоалетна за гости е описана: две минути гласова бележка, четири снимки. От записа Ви се получава чернова на оферта с позиции от Вашия каталог.
12:40 – В строителния магазин
Касовата бележка е снимана. Доставчик, дата, суми и данък са разчетени и проверени, документът чака Вашето одобрение.
17:00 – Краят на деня наближава
Офертата е проверена, едно приблизително количество е потвърдено, одобрено. Тя отива при клиента като PDF с Вашата бланка. Документите от деня са в lexoffice.
Ето как изглежда това в програмата.
Понеделник, 7:15 ч.: съобщенията от уикенда са сортирани, спуканата тръба е най-горе. Истинска екранна снимка, примерни данни.
По обяд в строителния магазин: бележката е снимана, данъкът е разчетен и проверен. Истинска екранна снимка, примерни данни.
Така звучи гласова бележка във Вашия занаят.
Електро
„Кухня, шест нови контакта, от тях два двойни, проверка на захранването за котлона, кабел ок. 15 метра в канал открито.“
ВиК и отопление
„Тоалетна за гости: смяна на тоалетна чиния и мивка, предстенната конструкция я има, нови спирателни кранчета, плочките остават.“
Бояджия
„Хол 4,5 на 5 метра, височина 2,60, стени и таван бели, два прозореца, една врата, покриване на пода.“
Покривджия
„Гараж, плосък покрив ок. 30 квадратни метра, нова битумна мембрана, обшивка на борда 22 метра, улукът остава.“
Дърводелец
„Вграден гардероб в коридора, 2,40 широк, до тавана, три врати бял мат, вътре два лоста за дрехи.“
Плочкаджия
„Баня, под 6 квадратни метра с 60 на 60, стени наоколо до 1,20 метра, къртене на старите плочки.“
Примери. Какви позиции и цени ще се получат от тях, определя Вашият собствен каталог.
Повече от три бутона – всичко, което е нужно.
Запитвания
- Собствен входящ адрес – пощенската Ви кутия просто препраща
- Формуляр за контакт за вграждане в уебсайта Ви
- 7 категории и 4 степени на спешност, променими по всяко време
- Предложение за отговор с едно натискане, изпращане от Вашата пощенска кутия
- Предупреждение, когато отговорът съдържа суми или срокове
- Директно създаване на клиент или оферта от запитването
- Имейли с фактури заедно с прикачените файлове – към документите с едно щракване
Оферти
- Гласова бележка и до 10 снимки директно от телефона
- Цени единствено от Вашия каталог
- Приблизителните количества са отбелязани, в PDF с „ок.“
- PDF с Вашата бланка, лого и Вашия цвят
- § 13b (строителни услуги) и малки предприемачи (§ 19)
- Изпращане по имейл или като PDF за изтегляне
- Статус от чернова до приета, нова версия с едно щракване
Документи
- Снимка или PDF – фактура, касова бележка, кредитно известие
- Монтажниците също сами въвеждат документи със снимка
- Доставчик, дата, суми и данък се разчитат автоматично
- Нето + данък = бруто се проверява за всяка данъчна ставка
- Двойните документи се разпознават, преди да отидат в счетоводството
- Предаване с изображение към lexoffice или sevDesk
- След предаването не могат да се променят (GoBD)
- 8 години съхранение от края на годината
Екип и сигурност
- Роли собственик, офис и монтажник – монтажниците не виждат цени
- Вход с втори фактор за собственика и офиса
- Непроменим протокол на всички одобрения и промени
- Всички данни могат да се изтеглят като ZIP по всяко време
- Настройваеми срокове за изтриване, напр. гласовите бележки след 30 дни
- Импорт на каталог от Excel (CSV), с история на цените
- Разходи за ИИ с фиксиран таван, известие при 80 %
- Календар за срещи, срокове за проверки и прекратяване на договори – с напомняне и празници
Какво офис асистентът не прави.
Никоя чернова не излиза без Вашето одобрение.
Еднократна настройка, след това фиксирана месечна цена.
Еднократна настройка 2.975 € – 5.950 €, работа 297,50 € – 595 € на месец – всички цени са с включени 19 % ДДС (нето 2.500 € – 5.000 € или 250 € – 500 € на месец). Без такса на документ, без минимален срок, с прекратяване всеки месец към края на месеца.
Къде в диапазона се намирате, зависи най-вече от броя на потребителите и обема на Вашия каталог. В първия разговор Ви казваме фиксирана цена.
Колко Ви струва офисът днес?
Въведете собствените си стойности – примерните числа са само отправна точка.
Това са около 1.430 € на месец работно време.
За сравнение: офис асистентът струва 297,50 € – 595 € на месец, с ДДС.
От първия разговор до първата оферта.
Първи разговор
30 минути по телефона. Разказвате как работи офисът Ви днес. Казваме Ви честно дали асистентът е подходящ за Вас.
Настройка
Пренасяме ценовия Ви каталог, свързваме lexoffice или sevDesk и настройваме пощенската кутия и формуляра за контакт.
Обучение
Показваме всичко на Вас и Вашия екип – в офиса и на телефона.
Старт
Асистентът прави предложения. Вие проверявате, променяте и одобрявате.
Говорите директно с човека, който ще го настрои при Вас.
Alexander Baumgärtner пренася ценовия Ви каталог, свързва счетоводството Ви и показва всичко на Вас и Вашия екип – в офиса и на телефона. След това остава Вашето лице за контакт.
Какво ни питат собствениците предварително.
Какво става с данните ми?
Трябва ли да сменя софтуера си?
Ами ако ИИ сгреши в сметките?
Какъв е срокът за прекратяване?
Нужен ли ми е нов хардуер?
Може ли офис асистентът да пише и фактури?
Ами ако на обекта няма покритие?
Виждат ли монтажниците ми цените?
Мога ли да вградя формуляра за запитвания в уебсайта си?
ИИ струва ли допълнително?
Подходящо ли е това за Вашата фирма?
30 минути по телефона, безплатно. Ще Ви кажем честно дали офис асистентът е подходящ – а ако не е, и това.