Förfrågningar, offerter, kvitton: Det sköter AI:n nu.
AI:n läser dina e-postmeddelanden och sorterar dem efter hur brådskande de är, gör ett offertutkast med dina egna priser av ditt röstmeddelande och läser av kvitton för lexoffice eller sevDesk. Du granskar bara och godkänner – ingenting skickas utan dig.
Kostnadsfritt första samtal, 30 minuter i telefon.
AI:n gör förarbetet. Du får mer tid för uppdrag.
E-post och meddelanden från kontaktformuläret hamnar i en lista, sorterade efter hur brådskande de är. Vattenläckan står överst, reklamen är bortsorterad.
Du talar in måtten i mobilen medan du fortfarande är på plats. På kvällen granskar du det färdiga utkastet i stället för att börja från noll.
Poster och priser kommer från din katalog, summor och moms räknar programmet ut. Inga skrivfel, inga påhittade belopp.
Ta ett foto, granska, godkänn. Räknefel och dubbelt inlämnade kvitton upptäcks innan de hamnar i bokföringen.
Montörer registrerar arbetsplatser och kvitton själva. Priser och kalkyler ser bara du och ditt kontor.
Ingen täckning i källaren? Röstmeddelande och foton väntar i mobilen och skickas automatiskt så snart det finns mottagning igen.
Vad som förändras på ditt kontor.
| Uppgift | Utan kontorsassistent | Med kontorsassistent |
|---|---|---|
| Förfrågningar | Utspridda i brevlåda, kontaktformulär och lappar – gås igenom på kvällen | En lista, sorterad efter hur brådskande, med svarsförslag |
| Offert | Mått på papper, skrivs av på kvällen och priser letas fram | Röstmeddelande på bygget, utkast med dina katalogpriser |
| Priser | Ur minnet eller från gamla offerter | Alltid från din aktuella katalog, summorna räknar programmet ut |
| Kvitton | Samla, skriva av, ladda upp ett i taget | Ta ett foto, kontrollräknat, med bild till lexoffice eller sevDesk |
| Dubbla kvitton | Upptäcks sent eller inte alls | Upptäcks före överföringen |
| Montörer | Lappar, foton via chattapp, frågor i telefon | Registrerar arbetsplats och kvitton själva – utan att se priser |
Tre uppgifter som AI:n nu tar över.
Inget nytt program att lära sig. AI:n arbetar i bakgrunden och lägger fram färdiga utkast – du bestämmer.
Förfrågningar – sorterade
E-post och meddelanden från ditt kontaktformulär på ett ställe, kategoriserade (ny kund, offert, reklamation, möte, leverantör, faktura, övrigt) och sorterade efter hur brådskande de är. Till varje förfrågan ett svarsförslag – det är du som skickar, från din adress.
Offerter – från röstmeddelandet
Tala in måtten i mobilen på bygget, lägg till några foton. Av det blir ett offertutkast med poster och priser från din egen katalog. Uppskattade mängder är markerade; saknas ett pris lämnas raden öppen.
Kvitton – för bokföringen
Fotografera faktura eller kvitto. Leverantör, datum, belopp och moms läses av och kontrollräknas av programmet. Efter ditt godkännande går kvittot med bild till lexoffice eller sevDesk.
Så går en helt vanlig arbetsdag till.
7:15 – Kaffe och överblick
Gårdagskvällens meddelanden är sorterade. Ett akutfall står överst, med ett svarsförslag. Du justerar det och skickar det från din brevlåda.
10:30 – På bygget
Gästtoaletten inventerad: två minuters röstmeddelande, fyra foton. Av din inspelning blir ett offertutkast med poster från din katalog.
12:40 – I byggvaruhuset
Kvittot fotograferat. Leverantör, datum, belopp och moms är avlästa och kontrollräknade, kvittot väntar på ditt godkännande.
17:00 – Snart arbetsdagens slut
Offerten granskad, en uppskattad mängd bekräftad, godkänd. Den går som PDF med ditt brevhuvud till kunden. Dagens kvitton finns i lexoffice.
Så ser det ut i programmet.
Måndag kl. 7:15: helgens meddelanden är sorterade, vattenläckan står överst. Riktig skärmbild, exempeldata.
Mitt på dagen i byggvaruhuset: kvittot fotograferat, momsen avläst och kontrollräknad. Riktig skärmbild, exempeldata.
Så låter ett röstmeddelande i ditt hantverk.
El
„Kök, sex nya uttag, varav två dubbla, kontrollera spisanslutningen, ledning ca 15 meter i kanal utanpåliggande.“
VVS och värme
„Gästtoalett: byta wc och handfat, väggregel finns, nya hörnventiler, kakel blir kvar.“
Målare
„Vardagsrum 4,5 gånger 5 meter, takhöjd 2,60, väggar och tak vita, två fönster, en dörr, täcka golvet.“
Takläggare
„Garage, platt tak ca 30 kvadratmeter, ny bitumenduk, attikabeslag 22 meter, rännan blir kvar.“
Snickare
„Inbyggd garderob i hallen, 2,40 bred, rumshög, tre dörrar vit matt, två klädstänger inuti.“
Plattsättare
„Badrum, golv 6 kvadratmeter i 60 gånger 60, vägg runt om upp till 1,20 meter, knacka bort gammalt kakel.“
Exempel. Vilka poster och priser det blir bestämmer din egen katalog.
Mer än tre knappar – allt som hör till.
Förfrågningar
- Egen inkorgsadress – din brevlåda vidarebefordrar helt enkelt
- Kontaktformulär att bädda in på din webbplats
- 7 kategorier och 4 brådskandenivåer, kan ändras när som helst
- Svarsförslag med en knapptryckning, skickas från din brevlåda
- Varning när svaret nämner belopp eller tider
- Skapa kund eller offert direkt från förfrågan
- Fakturamejl med bilaga till kvittona med ett klick
Offerter
- Röstmeddelande och upp till 10 foton direkt från mobilen
- Priser enbart från din katalog
- Uppskattade mängder markerade, i PDF:en med ”ca”
- PDF med ditt brevhuvud, din logotyp och din färg
- § 13b (byggtjänster) och småföretagare (§ 19)
- Skicka via e-post eller som PDF att ladda ner
- Status från utkast till accepterad, ny version med ett klick
Kvitton
- Foto eller PDF – faktura, kvitto, kreditnota
- Även montörer registrerar kvitton själva med foto
- Leverantör, datum, belopp och moms läses av
- Netto + moms = brutto kontrollräknas per momssats
- Dubbla kvitton upptäcks innan de går till bokföringen
- Överföring med bild till lexoffice eller sevDesk
- Kan inte ändras efter överföringen (GoBD)
- 8 års arkivering från årets slut
Team och säkerhet
- Rollerna ägare, kontor och montör – montörer ser inga priser
- Inloggning med andra faktor för ägare och kontor
- Oföränderlig logg över alla godkännanden och ändringar
- Ladda ner alla data som ZIP när som helst
- Inställbara raderingsfrister, röstmeddelanden t.ex. efter 30 dagar
- Katalogimport från Excel (CSV), med prishistorik
- AI-kostnader med fast tak, avisering vid 80 %
- Kalender för möten, kontrollfrister och avtalsuppsägningar – med påminnelse och helgdagar
Vad kontorsassistenten inte gör.
Inget utkast skickas utan ditt godkännande.
Sätt upp en gång, sedan ett fast månadspris.
Uppsättning engångsavgift 2.975 € – 5.950 €, drift 297,50 € – 595 € i månaden – alla priser inklusive 19 % moms (netto 2.500 € – 5.000 € resp. 250 € – 500 € i månaden). Ingen kostnad per kvitto, ingen bindningstid, uppsägningsbart varje månad till månadens slut.
Var i spannet du hamnar beror främst på antalet användare och omfattningen av din katalog. I det första samtalet ger vi dig ett fast pris.
Vad kostar ditt kontor dig i dag?
Fyll i dina egna värden – exempelsiffrorna är bara en utgångspunkt.
Det blir ungefär 1.430 € i månaden i arbetstid.
Som jämförelse: kontorsassistenten kostar 297,50 € – 595 € i månaden, inkl. moms.
Från första samtalet till första offerten.
Första samtal
30 minuter i telefon. Du berättar hur ditt kontor fungerar i dag. Vi säger ärligt om assistenten passar dig.
Uppsättning
Vi tar över din priskatalog, kopplar in lexoffice eller sevDesk och sätter upp brevlåda och kontaktformulär.
Introduktion
Vi visar dig och ditt team allt – på kontoret och i mobilen.
Kom igång
Assistenten ger förslag. Du granskar, ändrar och godkänner.
Du pratar direkt med den som sätter upp det hos dig.
Alexander Baumgärtner tar över din priskatalog, kopplar in din bokföring och visar dig och ditt team allt – på kontoret och i mobilen. Därefter förblir han din kontaktperson.
Vad ägare frågar oss i förväg.
Vad händer med mina data?
Måste jag byta programvara?
Vad händer om AI:n räknar fel?
Vilken uppsägningstid gäller?
Behöver jag ny hårdvara?
Kan kontorsassistenten också skriva fakturor?
Vad händer om det inte finns täckning på bygget?
Ser mina montörer priserna?
Kan jag bädda in förfrågningsformuläret på min webbplats?
Kostar AI:n extra?
Passar det ditt företag?
30 minuter i telefon, kostnadsfritt. Vi säger ärligt om kontorsassistenten passar – och om den inte gör det, säger vi det också.