Zapytania, oferty, dokumenty: tym zajmuje się teraz AI.
AI czyta Państwa e-maile i sortuje je według pilności, z notatki głosowej tworzy projekt oferty z Państwa własnymi cenami i odczytuje dokumenty księgowe dla lexoffice lub sevDesk. Państwo tylko sprawdzają i zatwierdzają – nic nie wychodzi bez Państwa zgody.
Bezpłatna pierwsza rozmowa, 30 minut przez telefon.
AI wykonuje pracę wstępną. Państwo mają więcej czasu na zlecenia.
E-maile i wiadomości z formularza kontaktowego trafiają na jedną listę, posortowaną według pilności. Pęknięta rura jest na górze, reklamy są odfiltrowane.
Pomiary nagrywają Państwo do telefonu jeszcze na miejscu. Wieczorem sprawdzają Państwo gotowy projekt, zamiast zaczynać od zera.
Pozycje i ceny pochodzą z Państwa katalogu, sumy i podatek liczy program. Bez literówek, bez wymyślonych kwot.
Zdjęcie, sprawdzenie, zatwierdzenie. Błędy rachunkowe i dwukrotnie złożone dokumenty wychodzą na jaw, zanim trafią do księgowości.
Monterzy sami rejestrują budowy i dokumenty. Ceny i kalkulacje widzą tylko Państwo i Państwa biuro.
Brak sieci w piwnicy? Notatka głosowa i zdjęcia czekają w telefonie i wysyłają się automatycznie, gdy tylko wróci zasięg.
Co zmienia się w Państwa biurze.
| Zadanie | Bez asystenta biurowego | Z asystentem biurowym |
|---|---|---|
| Zapytania | Rozproszone po skrzynce, formularzu kontaktowym i karteczkach – przeglądane wieczorem | Jedna lista, posortowana według pilności, z propozycją odpowiedzi |
| Oferta | Pomiary na papierze, wieczorem przepisywanie i szukanie cen | Notatka głosowa na budowie, projekt z Państwa cenami katalogowymi |
| Ceny | Z pamięci albo ze starych ofert | Zawsze z Państwa aktualnego katalogu, sumy liczy program |
| Dokumenty | Zbieranie, przepisywanie, wgrywanie pojedynczo | Zdjęcie, przeliczone, z obrazem do lexoffice lub sevDesk |
| Zduplikowane dokumenty | Wychodzą na jaw późno albo wcale | Są wykrywane przed przekazaniem |
| Monterzy | Karteczki, zdjęcia przez komunikator, dopytywanie przez telefon | Sami rejestrują budowę i dokumenty – nie widząc cen |
Trzy zadania, które przejmuje teraz AI.
Żadnego nowego programu do nauki. AI pracuje w tle i przygotowuje gotowe projekty – decyzja należy do Państwa.
Zapytania – posortowane
E-maile i wiadomości z Państwa formularza kontaktowego w jednym miejscu, przypisane do kategorii (nowy klient, oferta, reklamacja, termin, dostawca, faktura, inne) i posortowane według pilności. Do każdego zapytania propozycja odpowiedzi – wysyłają ją Państwo, z własnego adresu.
Oferty – z notatki głosowej
Pomiary na budowie nagrane do telefonu, do tego kilka zdjęć. Powstaje z tego projekt oferty z pozycjami i cenami z Państwa własnego katalogu. Szacunkowe ilości są oznaczone; jeśli brakuje ceny, wiersz pozostaje otwarty.
Dokumenty – dla księgowości
Wystarczy sfotografować fakturę lub paragon. Dostawca, data, kwoty i podatek są odczytywane i przeliczane przez program. Po Państwa zatwierdzeniu dokument trafia wraz z obrazem do lexoffice lub sevDesk.
Tak wygląda zupełnie zwyczajny dzień pracy.
7:15 – kawa i przegląd
Wiadomości z wczoraj wieczorem są posortowane. Na górze pilny przypadek, do tego propozycja odpowiedzi. Państwo ją dopasowują i wysyłają ze swojej skrzynki pocztowej.
10:30 – na budowie
Toaleta dla gości obejrzana: dwie minuty notatki głosowej, cztery zdjęcia. Z nagrania powstaje projekt oferty z pozycjami z Państwa katalogu.
12:40 – w markecie budowlanym
Paragon sfotografowany. Dostawca, data, kwoty i podatek są odczytane i przeliczone, dokument czeka na Państwa zatwierdzenie.
17:00 – fajrant w zasięgu wzroku
Oferta sprawdzona, jedna szacunkowa ilość potwierdzona, zatwierdzone. Trafia do klienta jako PDF z Państwa papierem firmowym. Dokumenty z całego dnia są w lexoffice.
Tak to wygląda w programie.
Poniedziałek, 7:15: wiadomości z weekendu są posortowane, pęknięta rura jest na górze. Prawdziwy zrzut ekranu, przykładowe dane.
W południe w markecie budowlanym: paragon sfotografowany, podatek odczytany i przeliczony. Prawdziwy zrzut ekranu, przykładowe dane.
Tak brzmi notatka głosowa w Państwa rzemiośle.
Elektryka
„Kuchnia, sześć nowych gniazdek, z tego dwa podwójne, sprawdzić przyłącze kuchenki, przewód ok. 15 metrów w korytku natynkowym.“
Instalacje sanitarne i grzewcze
„Toaleta dla gości: wymienić WC i umywalkę, ścianka instalacyjna jest, nowe zawory kątowe, płytki zostają.“
Malarz
„Salon 4,5 na 5 metrów, wysokość 2,60, ściany i sufit na biało, dwa okna, jedne drzwi, zabezpieczyć podłogę.“
Dekarz
„Garaż, dach płaski ok. 30 metrów kwadratowych, nowa papa, obróbka attyki 22 metry, rynna zostaje.“
Stolarz
„Szafa wnękowa w przedpokoju, szerokość 2,40, do sufitu, trzy drzwi białe matowe, w środku dwa drążki na ubrania.“
Glazurnik
„Łazienka, podłoga 6 metrów kwadratowych w formacie 60 na 60, ściany dookoła do 1,20 metra, skuć stare płytki.“
Przykłady. Jakie pozycje i ceny z nich powstaną, decyduje Państwa własny katalog.
Więcej niż trzy przyciski – wszystko, co potrzebne.
Zapytania
- Własny adres przychodzący – Państwa skrzynka po prostu przekazuje dalej
- Formularz kontaktowy do osadzenia na Państwa stronie
- 7 kategorii i 4 poziomy pilności, do zmiany w każdej chwili
- Propozycja odpowiedzi jednym kliknięciem, wysyłka z Państwa skrzynki
- Ostrzeżenie, gdy odpowiedź podaje kwoty lub terminy
- Z zapytania od razu utworzyć klienta lub ofertę
- E-maile z fakturami wraz z załącznikiem jednym kliknięciem do dokumentów
Oferty
- Notatka głosowa i do 10 zdjęć prosto z telefonu
- Ceny wyłącznie z Państwa katalogu
- Szacunkowe ilości oznaczone, w PDF z „ok.”
- PDF z Państwa papierem firmowym, logo i kolorem
- § 13b (Bauleistungen) i Kleinunternehmer (§ 19)
- Wysyłka e-mailem lub jako PDF do pobrania
- Status od projektu do przyjęcia, nowa wersja jednym kliknięciem
Dokumenty
- Zdjęcie lub PDF – faktura, paragon, nota uznaniowa
- Monterzy również sami rejestrują dokumenty zdjęciem
- Dostawca, data, kwoty i podatek są odczytywane
- Netto + podatek = brutto przeliczane dla każdej stawki podatku
- Zduplikowane dokumenty są wykrywane, zanim trafią do księgowości
- Przekazanie wraz z obrazem do lexoffice lub sevDesk
- Po przekazaniu niezmienne (GoBD)
- 8 lat przechowywania od końca roku
Zespół i bezpieczeństwo
- Role właściciel, biuro i monter – monterzy nie widzą cen
- Logowanie z drugim składnikiem dla właściciela i biura
- Niezmienny dziennik wszystkich zatwierdzeń i zmian
- Wszystkie dane do pobrania w każdej chwili jako ZIP
- Ustawiane terminy usuwania, np. notatki głosowe po 30 dniach
- Import katalogu z Excela (CSV), z historią cen
- Koszty AI ze stałym limitem, powiadomienie przy 80 %
- Kalendarz terminów, terminów przeglądów i wypowiedzeń umów – z przypomnieniem i świętami
Czego asystent biurowy nie robi.
Żaden projekt nie wychodzi bez Państwa zatwierdzenia.
Raz skonfigurować, potem stała cena miesięczna.
Jednorazowa konfiguracja 2.975 € – 5.950 €, korzystanie 297,50 € – 595 € miesięcznie – wszystkie ceny zawierają 19 % podatku VAT (netto 2.500 € – 5.000 € lub 250 € – 500 € miesięcznie). Bez opłat za dokument, bez minimalnego okresu umowy, wypowiedzenie co miesiąc na koniec miesiąca.
Gdzie w tym przedziale się Państwo znajdą, zależy przede wszystkim od liczby użytkowników i wielkości katalogu. W pierwszej rozmowie podamy Państwu stałą cenę.
Ile kosztuje Państwa dziś biuro?
Prosimy wpisać własne wartości – przykładowe liczby to tylko punkt wyjścia.
To około 1.430 € miesięcznie w czasie pracy.
Dla porównania: asystent biurowy kosztuje 297,50 € – 595 € miesięcznie, z VAT.
Od pierwszej rozmowy do pierwszej oferty.
Pierwsza rozmowa
30 minut przez telefon. Opowiadają Państwo, jak dziś działa biuro. Szczerze mówimy, czy asystent do Państwa pasuje.
Konfiguracja
Przenosimy Państwa katalog cen, łączymy lexoffice lub sevDesk i konfigurujemy skrzynkę pocztową oraz formularz kontaktowy.
Szkolenie
Pokazujemy wszystko Państwu i Państwa zespołowi – w biurze i na telefonie.
Start
Asystent przygotowuje propozycje. Państwo sprawdzają, zmieniają i zatwierdzają.
Rozmawiają Państwo bezpośrednio z osobą, która wszystko u Państwa skonfiguruje.
Alexander Baumgärtner przenosi Państwa katalog cen, łączy księgowość i pokazuje wszystko Państwu i Państwa zespołowi – w biurze i na telefonie. Potem pozostaje Państwa osobą kontaktową.
O co właściciele firm pytają nas wcześniej.
Co dzieje się z moimi danymi?
Czy muszę zmienić oprogramowanie?
Co, jeśli AI się pomyli w obliczeniach?
Jaki jest okres wypowiedzenia?
Czy potrzebuję nowego sprzętu?
Czy asystent biurowy może też wystawiać faktury?
Co, jeśli na budowie nie ma zasięgu?
Czy moi monterzy widzą ceny?
Czy mogę osadzić formularz zapytań na swojej stronie?
Czy AI kosztuje dodatkowo?
Czy to pasuje do Państwa firmy?
30 minut przez telefon, bezpłatnie. Szczerze powiemy, czy asystent biurowy pasuje – a jeśli nie, to też.