Megkeresések, árajánlatok, bizonylatok: mostantól elintézi az MI.
Az MI elolvassa az e-mailjeit és sürgősség szerint rendezi őket, a hangjegyzetéből árajánlat-tervezetet készít az Ön saját áraival, és kiolvassa a bizonylatokat a lexoffice vagy a sevDesk számára. Önnek már csak ellenőriznie és jóváhagynia kell – Ön nélkül semmi nem megy ki.
Ingyenes első beszélgetés, 30 perc telefonon.
Az előkészítést az MI végzi. Önnek több ideje marad a munkákra.
Az e-mailek és a kapcsolatfelvételi űrlap üzenetei egy listába kerülnek, sürgősség szerint rendezve. A csőtörés legfelül áll, a reklámok kiszűrve.
A felmérést még a helyszínen bediktálja a telefonjába. Este a kész tervezetet ellenőrzi, ahelyett hogy nulláról kezdené.
A tételek és az árak az Ön katalógusából jönnek, az összegeket és az adót a program számolja. Nincs elírás, nincsenek kitalált összegek.
Fotó, ellenőrzés, jóváhagyás. A számítási hibák és a kétszer beküldött bizonylatok még azelőtt kiderülnek, hogy a könyvelésbe kerülnének.
A szerelők maguk rögzítik a munkaterületeket és a bizonylatokat. Az árakat és a kalkulációt csak Ön és az irodája látja.
Nincs térerő a pincében? A hangjegyzet és a fotók a telefonon várnak, és automatikusan elmennek, amint újra van vétel.
Mi változik az Ön irodájában.
| Feladat | Irodai asszisztens nélkül | Irodai asszisztenssel |
|---|---|---|
| Megkeresések | Szétszórva a postafiókban, a kapcsolatfelvételi űrlapon és cetliken – este átnézni | Egyetlen lista, sürgősség szerint rendezve, válaszjavaslattal |
| Árajánlat | Felmérés papíron, este begépelni és az árakat kikeresni | Hangjegyzet a helyszínen, tervezet az Ön katalógusáraival |
| Árak | Fejből vagy régi árajánlatokból | Mindig az aktuális katalógusából, az összegeket a program számolja |
| Bizonylatok | Gyűjteni, begépelni, egyenként feltölteni | Fotó, újraszámolás, képpel együtt a lexoffice vagy a sevDesk felé |
| Kettős bizonylatok | Későn vagy egyáltalán nem derülnek ki | Az átadás előtt kiszűrésre kerülnek |
| Szerelők | Cetlik, fotók üzenetküldőn, visszakérdezés telefonon | Maguk rögzítik a munkaterületet és a bizonylatokat – árak nélkül |
Három feladat, amelyet mostantól az MI vesz át.
Nem kell új programot megtanulnia. Az MI a háttérben dolgozik, és kész tervezeteket tesz Ön elé – a döntés az Öné.
Megkeresések – rendezve
Az e-mailek és a kapcsolatfelvételi űrlap üzenetei egy helyen, besorolva (új ügyfél, árajánlat, reklamáció, időpont, szállító, számla, egyéb) és sürgősség szerint rendezve. Minden megkereséshez válaszjavaslat – elküldeni Ön küldi el, a saját címéről.
Árajánlatok – hangjegyzetből
A felmérést a helyszínen bediktálja a telefonjába, mellé néhány fotó. Ebből árajánlat-tervezet készül a saját katalógusa tételeivel és áraival. A becsült mennyiségek jelölve vannak; ha egy ár hiányzik, a sor nyitva marad.
Bizonylatok – a könyveléshez
Fényképezze le a számlát vagy a blokkot. A szállítót, a dátumot, az összegeket és az adót a program kiolvassa és újraszámolja. Az Ön jóváhagyása után a bizonylat képpel együtt a lexoffice vagy a sevDesk felé megy.
Így telik egy egészen átlagos munkanap.
7:15 – Kávé és áttekintés
A tegnap esti üzenetek rendezve. Legfelül egy sürgős eset, mellette egy válaszjavaslat. Ön átírja, és elküldi a saját postafiókjából.
10:30 – A helyszínen
Vendég-WC felmérve: kétperces hangjegyzet, négy fotó. A felvételből árajánlat-tervezet készül az Ön katalógusának tételeivel.
12:40 – Az építőanyag-áruházban
A blokk lefényképezve. Szállító, dátum, összegek és adó kiolvasva és újraszámolva, a bizonylat az Ön jóváhagyására vár.
17:00 – Közeleg a munkaidő vége
Árajánlat ellenőrizve, egy becsült mennyiség megerősítve, jóváhagyva. PDF-ként, az Ön fejlécével megy az ügyfélnek. A nap bizonylatai már a lexoffice-ban vannak.
Így néz ki ez a programban.
Hétfő, 7:15: a hétvégi üzenetek rendezve, a csőtörés legfelül. Valódi képernyőkép, mintaadatok.
Délben az építőanyag-áruházban: blokk lefényképezve, adó kiolvasva és újraszámolva. Valódi képernyőkép, mintaadatok.
Így hangzik egy hangjegyzet az Ön szakmájában.
Villanyszerelés
„Konyha, hat új konnektor, ebből kettő dupla, tűzhelybekötés ellenőrzése, kb. 15 méter vezeték falon kívüli csatornában.“
Víz-, gáz- és fűtésszerelés
„Vendég-WC: WC és kézmosó csere, az előtétfal megvan, új sarokszelepek, a csempe marad.“
Festés
„Nappali 4,5 × 5 méter, belmagasság 2,60, falak és mennyezet fehér, két ablak, egy ajtó, padló letakarása.“
Tetőfedés
„Garázs, lapostető kb. 30 négyzetméter, új bitumenes lemez, attikafedés 22 méter, az ereszcsatorna marad.“
Asztalosmunka
„Beépített szekrény az előszobában, 2,40 széles, belmagasságig, három matt fehér ajtó, belül két ruhaakasztó rúd.“
Burkolás
„Fürdőszoba, padló 6 négyzetméter 60 × 60-as lapokkal, fal körben 1,20 méterig, a régi csempe leverése.“
Példák. Hogy milyen tételek és árak lesznek belőlük, azt az Ön saját katalógusa határozza meg.
Több mint három gomb – minden, ami hozzátartozik.
Megkeresések
- Saját beérkező cím – a postafiókja egyszerűen továbbít
- Kapcsolatfelvételi űrlap a weboldalába ágyazva
- 7 kategória és 4 sürgősségi szint, bármikor módosítható
- Válaszjavaslat egy gombnyomásra, küldés az Ön postafiókjából
- Figyelmeztetés, ha a válasz összegeket vagy időpontokat említ
- A megkeresésből közvetlenül ügyfél vagy árajánlat hozható létre
- Számlát tartalmazó e-mailek mellékletestül egy kattintással a bizonylatokhoz
Árajánlatok
- Hangjegyzet és legfeljebb 10 fotó közvetlenül a telefonról
- Árak kizárólag az Ön katalógusából
- Becsült mennyiségek jelölve, a PDF-ben „kb.” megjelöléssel
- PDF az Ön fejlécével, logójával és színével
- § 13b (építőipari szolgáltatások) és kisvállalkozói szabály (§ 19)
- Küldés e-mailben vagy PDF-ként letöltésre
- Állapot a tervezettől az elfogadottig, új változat egy kattintással
Bizonylatok
- Fotó vagy PDF – számla, nyugta, jóváírás
- A szerelők is maguk rögzítik a bizonylatokat fotóval
- Szállító, dátum, összegek és adó kiolvasása
- Nettó + adó = bruttó ellenőrzése adókulcsonként
- A kettős bizonylatok kiszűrése, mielőtt a könyvelésbe kerülnek
- Átadás képpel együtt a lexoffice vagy a sevDesk felé
- Az átadás után nem módosítható (GoBD)
- 8 év megőrzés az év végétől számítva
Csapat és biztonság
- Tulajdonos, iroda és szerelő szerepkör – a szerelők nem látnak árakat
- Bejelentkezés második tényezővel a tulajdonos és az iroda számára
- Minden jóváhagyás és módosítás megváltoztathatatlan naplója
- Minden adat bármikor letölthető ZIP-ként
- Beállítható törlési határidők, pl. hangjegyzetek 30 nap után
- Katalógus importálása Excelből (CSV), ártörténettel
- MI-költségek fix felső határral, figyelmeztetés 80 %-nál
- Naptár időpontokhoz, ellenőrzési határidőkhöz és szerződés-felmondásokhoz – emlékeztetővel és ünnepnapokkal
Amit az irodai asszisztens nem tesz.
Egyetlen tervezet sem megy ki az Ön jóváhagyása nélkül.
Egyszer beállítjuk, utána fix havidíj.
Egyszeri beállítás 2.975 € – 5.950 €, üzemeltetés havi 297,50 € – 595 € – minden ár 19 % áfával értendő (nettó 2.500 € – 5.000 €, illetve havi 250 € – 500 €). Nincs bizonylatonkénti díj, nincs minimális futamidő, havonta a hónap végére felmondható.
Hogy hol helyezkedik el a sávon belül, az főleg a felhasználók számától és a katalógusa terjedelmétől függ. Az első beszélgetésen fix árat mondunk.
Mennyibe kerül ma az irodája?
Adja meg a saját értékeit – a mintaszámok csak kiindulópontot jelentenek.
Ez havonta nagyjából 1.430 € munkaidő.
Összehasonlításképpen: az irodai asszisztens havi 297,50 € – 595 €, áfával.
Az első beszélgetéstől az első árajánlatig.
Első beszélgetés
30 perc telefonon. Elmeséli, hogyan működik ma az irodája. Mi őszintén megmondjuk, hogy az asszisztens illik-e Önhöz.
Beállítás
Átvesszük az árkatalógusát, csatlakoztatjuk a lexoffice-t vagy a sevDesket, és beállítjuk a postafiókot és a kapcsolatfelvételi űrlapot.
Betanítás
Mindent megmutatunk Önnek és a csapatának – az irodában és a telefonon.
Indulás
Az asszisztens javaslatokat tesz. Ön ellenőriz, módosít és jóváhagy.
Közvetlenül azzal beszél, aki Önnél beállítja.
Alexander Baumgärtner átveszi az árkatalógusát, csatlakoztatja a könyvelését, és mindent megmutat Önnek és a csapatának – az irodában és a telefonon. Utána is ő marad a kapcsolattartója.
Amit a tulajdonosok előre megkérdeznek.
Mi történik az adataimmal?
Le kell cserélnem a szoftveremet?
Mi van, ha az MI elszámolja magát?
Mekkora a felmondási idő?
Szükségem van új hardverre?
Tud az irodai asszisztens számlát is kiállítani?
Mi van, ha a helyszínen nincs térerő?
Látják a szerelőim az árakat?
Beágyazhatom a megkeresési űrlapot a weboldalamba?
Külön kerül pénzbe az MI?
Illik ez az Ön vállalkozásához?
30 perc telefonon, ingyen. Őszintén megmondjuk, hogy az irodai asszisztens illik-e Önhöz – és ha nem, azt is.