Henvendelser, tilbud, bilag: Det klarer AI’en nu.
AI’en læser dine e-mails og sorterer dem efter hast, laver et tilbudsudkast med dine egne priser ud fra dit talememo og aflæser bilag til lexoffice eller sevDesk. Du skal kun tjekke og godkende – intet sendes uden dig.
Gratis indledende samtale, 30 minutter i telefonen.
AI’en gør forarbejdet. Du får mere tid til opgaverne.
E-mails og beskeder fra kontaktformularen havner i én liste, sorteret efter hast. Rørskaden står øverst, reklamerne er sorteret fra.
Du indtaler opmålingen på mobilen, mens du stadig er på stedet. Om aftenen tjekker du det færdige udkast i stedet for at starte fra nul.
Poster og priser kommer fra dit katalog, summer og moms beregner programmet. Ingen tastefejl, ingen opfundne beløb.
Tag et foto, tjek, godkend. Regnefejl og dobbelt indsendte bilag opdages, før de havner i bogføringen.
Montører registrerer selv byggepladser og bilag. Priser og kalkulation ser kun du og dit kontor.
Intet net i kælderen? Talememo og fotos venter på mobilen og sendes automatisk, så snart der er dækning igen.
Det ændrer sig på dit kontor.
| Opgave | Uden kontorassistent | Med kontorassistent |
|---|---|---|
| Henvendelser | Spredt over postkasse, kontaktformular og huskesedler – gennemgås om aftenen | Én liste, sorteret efter hast, med svarforslag |
| Tilbud | Opmåling på papir, tastes ind om aftenen, og priserne findes frem | Talememo på byggepladsen, udkast med dine katalogpriser |
| Priser | Efter hukommelsen eller fra gamle tilbud | Altid fra dit aktuelle katalog, summerne beregner programmet |
| Bilag | Samle, taste ind, uploade enkeltvis | Tag et foto, regnet efter, med billede til lexoffice eller sevDesk |
| Dobbelte bilag | Opdages sent eller slet ikke | Genkendes før overførslen |
| Montører | Sedler, fotos via beskedtjeneste, opfølgende spørgsmål i telefonen | Registrerer selv byggeplads og bilag – uden at se priser |
Tre opgaver, som AI’en nu overtager.
Intet nyt program, du skal sætte dig ind i. AI’en arbejder i baggrunden og lægger færdige udkast frem til dig – du bestemmer.
Henvendelser – sorteret
E-mails og beskeder fra din kontaktformular ét sted, kategoriseret (ny kunde, tilbud, reklamation, aftale, leverandør, faktura, andet) og sorteret efter hast. Til hver henvendelse et svarforslag – afsendelsen står du for, fra din egen adresse.
Tilbud – ud fra talememoet
Indtal opmålingen på byggepladsen på mobilen, og tag et par fotos. Ud fra det laves et tilbudsudkast med poster og priser fra dit eget katalog. Anslåede mængder er markeret; mangler en pris, forbliver linjen åben.
Bilag – til bogføringen
Fotografér en faktura eller kvittering. Leverandør, dato, beløb og moms aflæses og regnes efter af programmet. Efter din godkendelse går bilaget med billede til lexoffice eller sevDesk.
Sådan forløber en helt almindelig arbejdsdag.
7:15 – Kaffe og overblik
Beskederne fra i går aftes er sorteret. En nødsituation står øverst sammen med et svarforslag. Du tilpasser det og sender det fra din egen postkasse.
10:30 – På byggepladsen
Gæstetoilet opmålt: to minutters talememo, fire fotos. Ud fra din optagelse bliver der lavet et tilbudsudkast med poster fra dit katalog.
12:40 – I byggemarkedet
Kvitteringen er fotograferet. Leverandør, dato, beløb og moms er aflæst og regnet efter, og bilaget venter på din godkendelse.
17:00 – Fyraften i sigte
Tilbud tjekket, en anslået mængde bekræftet, godkendt. Det sendes som PDF med dit brevhoved til kunden. Dagens bilag er i lexoffice.
Sådan ser det ud i programmet.
Mandag kl. 7:15: Beskederne fra weekenden er sorteret, rørskaden står øverst. Ægte skærmbillede, eksempeldata.
Ved middagstid i byggemarkedet: kvittering fotograferet, moms aflæst og regnet efter. Ægte skærmbillede, eksempeldata.
Sådan lyder et talememo i dit håndværk.
El
„Køkken, seks nye stikkontakter, heraf to dobbelte, tjek komfurtilslutning, ledning ca. 15 meter i kanal på væggen.“
VVS & varme
„Gæstetoilet: udskift toilet og håndvask, forvæg er der, nye vinkelventiler, fliserne bliver.“
Maler
„Stue 4,5 gange 5 meter, loftshøjde 2,60, vægge og loft hvide, to vinduer, en dør, afdæk gulvet.“
Tagdækker
„Garage, fladt tag ca. 30 kvadratmeter, ny tagpap, attika-inddækning 22 meter, tagrenden bliver.“
Snedker
„Indbygningsskab i entréen, 2,40 bred, til loftet, tre låger hvid mat, indvendigt to tøjstænger.“
Flisemurer
„Bad, gulv 6 kvadratmeter i 60 gange 60, væg hele vejen rundt op til 1,20 meter, gamle fliser slås af.“
Eksempler. Hvilke poster og priser der bliver ud af det, bestemmer dit eget katalog.
Mere end tre knapper – alt, hvad der hører til.
Henvendelser
- Egen modtageadresse – din postkasse videresender blot
- Kontaktformular til indlejring på din website
- 7 kategorier og 4 hasteniveauer, kan ændres når som helst
- Svarforslag med et tryk, afsendelse fra din postkasse
- Advarsel, når svaret nævner beløb eller datoer
- Opret kunde eller tilbud direkte fra henvendelsen
- Fakturamails inkl. vedhæftning til bilagene med ét klik
Tilbud
- Talememo og op til 10 fotos direkte fra mobilen
- Priser udelukkende fra dit katalog
- Anslåede mængder markeret, i PDF’en med „ca.“
- PDF med dit brevhoved, logo og din farve
- § 13b (Bauleistungen) og Kleinunternehmer (§ 19)
- Afsendelse på e-mail eller som PDF til download
- Status fra udkast til accepteret, ny version med et klik
Bilag
- Foto eller PDF – faktura, kvittering, kreditnota
- Også montører registrerer selv bilag via foto
- Leverandør, dato, beløb og moms aflæses
- Netto + moms = brutto regnes efter for hver momssats
- Dobbelte bilag genkendes, før de går til bogføringen
- Overførsel med billede til lexoffice eller sevDesk
- Kan ikke ændres efter overførslen (GoBD)
- 8 års opbevaring fra årets udgang
Team & sikkerhed
- Rollerne indehaver, kontor og montør – montører ser ingen priser
- Login med anden faktor for indehaver og kontor
- Uforanderlig log over alle godkendelser og ændringer
- Download alle data som ZIP når som helst
- Sletningsfrister kan indstilles, f.eks. talememoer efter 30 dage
- Katalogimport fra Excel (CSV), med prishistorik
- AI-omkostninger med fast loft, besked ved 80 %
- Kalender til aftaler, kontrolfrister og opsigelse af aftaler – med påmindelse og helligdage
Det gør kontorassistenten ikke.
Intet udkast sendes uden din godkendelse.
Opsæt én gang, derefter en fast månedspris.
Engangsopsætning 2.975 € – 5.950 €, drift 297,50 € – 595 € om måneden – alle priser inklusive 19 % moms (netto 2.500 € – 5.000 € hhv. 250 € – 500 € om måneden). Ingen omkostninger pr. bilag, ingen bindingsperiode, kan opsiges månedligt til udgangen af måneden.
Hvor du ligger i spændet, afhænger især af antallet af brugere og omfanget af dit katalog. Ved den indledende samtale giver vi dig en fast pris.
Hvad koster dit kontor dig i dag?
Indtast dine egne værdier – eksempeltallene er kun et udgangspunkt.
Det svarer til ca. 1.430 € om måneden i arbejdstid.
Til sammenligning: Kontorassistenten koster 297,50 € – 595 € om måneden, inkl. moms.
Fra den første samtale til det første tilbud.
Indledende samtale
30 minutter i telefonen. Du fortæller, hvordan dit kontor kører i dag. Vi siger ærligt, om assistenten passer til dig.
Opsætning
Vi overfører dit priskatalog, forbinder lexoffice eller sevDesk og opsætter postkasse og kontaktformular.
Introduktion
Vi viser dig og dit team det hele – på kontoret og på mobilen.
Kom i gang
Assistenten kommer med forslag. Du tjekker, ændrer og godkender.
Du taler direkte med den, der opsætter det hos dig.
Alexander Baumgärtner overfører dit priskatalog, forbinder din bogføring og viser dig og dit team det hele – på kontoret og på mobilen. Derefter forbliver han din kontaktperson.
Det spørger indehavere os om på forhånd.
Hvad sker der med mine data?
Skal jeg skifte software?
Hvad hvis AI’en regner forkert?
Hvilket opsigelsesvarsel er der?
Har jeg brug for ny hardware?
Kan kontorassistenten også skrive fakturaer?
Hvad hvis der ikke er dækning på byggepladsen?
Kan mine montører se priserne?
Kan jeg indlejre henvendelsesformularen på min website?
Koster AI’en ekstra?
Passer det til din virksomhed?
30 minutter i telefonen, gratis. Vi siger ærligt, om kontorassistenten passer – og hvis ikke, siger vi også det.