Užklausos, pasiūlymai, apskaitos dokumentai: dabar tuo pasirūpina DI.
DI perskaito Jūsų el. laiškus ir surūšiuoja juos pagal skubumą, iš Jūsų balso įrašo parengia pasiūlymo juodraštį su Jūsų pačių kainomis ir nuskaito apskaitos dokumentus, skirtus lexoffice ar sevDesk. Jums belieka patikrinti ir patvirtinti – be Jūsų niekas neišsiunčiama.
Nemokamas pirmasis pokalbis, 30 minučių telefonu.
Parengiamąjį darbą atlieka DI. Jums lieka daugiau laiko užsakymams.
El. laiškai ir žinutės iš kontaktų formos patenka į vieną sąrašą, surūšiuotą pagal skubumą. Trūkęs vamzdis – viršuje, reklama atsijota.
Matavimus įkalbate į telefoną dar būdami vietoje. Vakare tikrinate paruoštą juodraštį, užuot pradėję nuo nulio.
Eilutės ir kainos imamos iš Jūsų katalogo, sumas ir mokesčius skaičiuoja programa. Jokių rašybos klaidų, jokių išgalvotų sumų.
Nufotografuokite, patikrinkite, patvirtinkite. Skaičiavimo klaidos ir dukart pateikti dokumentai pastebimi dar prieš patenkant į apskaitą.
Montuotojai patys registruoja objektus ir dokumentus. Kainas ir kalkuliacijas mato tik Jūs ir Jūsų biuras.
Rūsyje nėra ryšio? Balso įrašas ir nuotraukos laukia telefone ir išsiunčiami automatiškai, kai tik vėl atsiranda ryšys.
Kas pasikeis Jūsų biure.
| Užduotis | Be biuro asistento | Su biuro asistentu |
|---|---|---|
| Užklausos | Išbarstytos pašto dėžutėje, kontaktų formoje ir lapeliuose – peržiūrima vakare | Vienas sąrašas, surūšiuotas pagal skubumą, su atsakymo pasiūlymu |
| Pasiūlymas | Matavimai popieriuje, vakare perrašinėjami, kainos ieškomos | Balso įrašas objekte, juodraštis su Jūsų katalogo kainomis |
| Kainos | Iš galvos arba iš senų pasiūlymų | Visada iš Jūsų naujausio katalogo, sumas skaičiuoja programa |
| Apskaitos dokumentai | Rinkti, perrašyti, įkelti po vieną | Nufotografuoti, perskaičiuota, su vaizdu į lexoffice ar sevDesk |
| Dukart pateikti dokumentai | Pastebimi vėlai arba visai nepastebimi | Atpažįstami prieš perdavimą |
| Montuotojai | Lapeliai, nuotraukos per pokalbių programėles, klausimai telefonu | Patys registruoja objektą ir dokumentus – nematydami kainų |
Trys užduotys, kurias dabar perima DI.
Jokios naujos programos, kurią reikėtų mokytis. DI dirba fone ir pateikia Jums paruoštus juodraščius – sprendžiate Jūs.
Užklausos – surūšiuotos
El. laiškai ir žinutės iš Jūsų kontaktų formos vienoje vietoje, suskirstyti (naujas klientas, pasiūlymas, pretenzija, susitikimas, tiekėjas, sąskaita faktūra, kita) ir surūšiuoti pagal skubumą. Kiekvienai užklausai – atsakymo pasiūlymas; išsiunčiate Jūs, iš savo adreso.
Pasiūlymai – iš balso įrašo
Objekte įkalbėkite matavimus į telefoną, pridėkite kelias nuotraukas. Iš to parengiamas pasiūlymo juodraštis su eilutėmis ir kainomis iš Jūsų pačių katalogo. Apytiksliai kiekiai pažymėti; jei trūksta kainos, eilutė lieka neužpildyta.
Apskaitos dokumentai – buhalterijai
Nufotografuokite sąskaitą faktūrą ar kvitą. Tiekėjas, data, sumos ir mokesčiai nuskaitomi ir programos perskaičiuojami. Jums patvirtinus, dokumentas su vaizdu perduodamas į lexoffice ar sevDesk.
Taip atrodo visiškai įprasta darbo diena.
7:15 – kava ir apžvalga
Vakarykščio vakaro žinutės surūšiuotos. Viršuje – skubus atvejis ir atsakymo pasiūlymas. Jį pakoreguojate ir išsiunčiate iš savo pašto dėžutės.
10:30 – objekte
Svečių tualetas išmatuotas: dvi minutės balso įrašo, keturios nuotraukos. Iš Jūsų įrašo parengiamas pasiūlymo juodraštis su eilutėmis iš Jūsų katalogo.
12:40 – statybinių prekių parduotuvėje
Kvitas nufotografuotas. Tiekėjas, data, sumos ir mokesčiai nuskaityti ir perskaičiuoti, dokumentas laukia Jūsų patvirtinimo.
17:00 – darbo dienos pabaiga
Pasiūlymas patikrintas, vienas apytikslis kiekis patvirtintas, išsiųsta. Klientas jį gauna kaip PDF su Jūsų firminiu blanku. Dienos dokumentai jau lexoffice.
Taip tai atrodo programoje.
Pirmadienis, 7:15: savaitgalio žinutės surūšiuotos, trūkęs vamzdis viršuje. Tikra ekrano kopija, pavyzdiniai duomenys.
Vidurdienis statybinių prekių parduotuvėje: kvitas nufotografuotas, mokesčiai nuskaityti ir perskaičiuoti. Tikra ekrano kopija, pavyzdiniai duomenys.
Taip skamba balso įrašas Jūsų amate.
Elektra
„Virtuvė, šeši nauji kištukiniai lizdai, iš jų du dvigubi, patikrinti viryklės prijungimą, apie 15 metrų laido kanale ant sienos.“
Santechnika ir šildymas
„Svečių tualetas: pakeisti unitazą ir praustuvą, sienelė yra, nauji kampiniai ventiliai, plytelės lieka.“
Dažytojas
„Svetainė 4,5 x 5 metrai, aukštis 2,60, sienos ir lubos baltos, du langai, vienos durys, uždengti grindis.“
Stogdengys
„Garažas, plokščias stogas apie 30 kvadratinių metrų, nauja bituminė danga, parapeto apskarda 22 metrai, latakas lieka.“
Stalius
„Įmontuota spinta koridoriuje, 2,40 pločio, iki lubų, trejos baltos matinės durys, viduje du drabužių skersiniai.“
Plytelių klojėjas
„Vonia, grindys 6 kvadratiniai metrai, plytelės 60 x 60, sienos aplink iki 1,20 metro, nudaužyti senas plyteles.“
Pavyzdžiai. Kokios eilutės ir kainos iš to atsiras, lemia Jūsų pačių katalogas.
Daugiau nei trys mygtukai – viskas, ko reikia.
Užklausos
- Atskiras gavimo adresas – Jūsų pašto dėžutė tiesiog persiunčia
- Kontaktų forma, kurią galima įterpti į Jūsų svetainę
- 7 kategorijos ir 4 skubumo lygiai, bet kada keičiami
- Atsakymo pasiūlymas vienu mygtuko paspaudimu, siuntimas iš Jūsų pašto dėžutės
- Įspėjimas, kai atsakyme minimos sumos ar terminai
- Iš užklausos iškart sukurkite klientą ar pasiūlymą
- Laiškai su sąskaitomis faktūromis ir priedais vienu spustelėjimu – į dokumentus
Pasiūlymai
- Balso įrašas ir iki 10 nuotraukų tiesiai iš telefono
- Kainos tik iš Jūsų katalogo
- Apytiksliai kiekiai pažymėti, PDF dokumente – su „apie“
- PDF su Jūsų firminiu blanku, logotipu ir spalva
- § 13b (statybos darbai) ir smulkusis verslininkas (§ 19)
- Siuntimas el. paštu arba PDF atsisiuntimui
- Būsena nuo juodraščio iki priimto, nauja versija vienu spustelėjimu
Apskaitos dokumentai
- Nuotrauka arba PDF – sąskaita faktūra, kvitas, kreditinė sąskaita
- Montuotojai dokumentus taip pat registruoja patys, nufotografuodami
- Nuskaitomi tiekėjas, data, sumos ir mokesčiai
- Kiekvienam mokesčio tarifui perskaičiuojama: be mokesčių + mokestis = su mokesčiais
- Dukart pateikti dokumentai atpažįstami prieš patenkant į apskaitą
- Perdavimas su vaizdu į lexoffice ar sevDesk
- Po perdavimo nebekeičiami (GoBD)
- Saugojimas 8 metus nuo metų pabaigos
Komanda ir saugumas
- Vaidmenys savininkas, biuras ir montuotojas – montuotojai kainų nemato
- Prisijungimas su antruoju veiksniu savininkui ir biurui
- Nekeičiamas visų patvirtinimų ir pakeitimų žurnalas
- Visus duomenis bet kada galima atsisiųsti ZIP formatu
- Nustatomi ištrynimo terminai, pvz., balso įrašai po 30 dienų
- Katalogo importas iš Excel (CSV), su kainų istorija
- DI išlaidos su fiksuota viršutine riba, pranešimas pasiekus 80 %
- Kalendorius susitikimams, patikrų terminams ir sutarčių nutraukimams – su priminimais ir šventinėmis dienomis
Ko biuro asistentas nedaro.
Joks juodraštis neišsiunčiamas be Jūsų patvirtinimo.
Vieną kartą įdiegiate, paskui – fiksuota mėnesio kaina.
Vienkartinis įdiegimas 2.975 € – 5.950 €, naudojimas 297,50 € – 595 € per mėnesį – visos kainos su 19 % PVM (be PVM atitinkamai 2.500 € – 5.000 € ir 250 € – 500 € per mėnesį). Jokio mokesčio už dokumentą, be minimalios trukmės, galima nutraukti kas mėnesį, mėnesio pabaigai.
Kurioje intervalo vietoje būsite, daugiausia priklauso nuo naudotojų skaičiaus ir Jūsų katalogo apimties. Pirmojo pokalbio metu nurodysime fiksuotą kainą.
Kiek šiandien Jums kainuoja biuras?
Įrašykite savo reikšmes – pavyzdiniai skaičiai tėra atspirties taškas.
Tai apie 1.430 € darbo laiko per mėnesį.
Palyginimui: biuro asistentas kainuoja 297,50 € – 595 € per mėnesį, su PVM.
Nuo pirmojo pokalbio iki pirmojo pasiūlymo.
Pirmasis pokalbis
30 minučių telefonu. Papasakojate, kaip šiandien veikia Jūsų biuras. Sąžiningai pasakome, ar asistentas Jums tinka.
Įdiegimas
Perkeliame Jūsų kainų katalogą, prijungiame lexoffice ar sevDesk ir sukonfigūruojame pašto dėžutę bei kontaktų formą.
Apmokymas
Viską parodome Jums ir Jūsų komandai – biure ir telefone.
Pradžia
Asistentas teikia pasiūlymus. Jūs tikrinate, keičiate ir patvirtinate.
Kalbate tiesiogiai su tuo, kas viską Jums įdiegia.
Alexander Baumgärtner perkelia Jūsų kainų katalogą, prijungia Jūsų buhalteriją ir viską parodo Jums bei Jūsų komandai – biure ir telefone. Vėliau jis lieka Jūsų kontaktiniu asmeniu.
Ko savininkai mūsų klausia iš anksto.
Kas nutinka su mano duomenimis?
Ar turiu pakeisti savo programinę įrangą?
O jei DI suklys skaičiuodamas?
Koks sutarties nutraukimo terminas?
Ar man reikia naujos įrangos?
Ar biuro asistentas gali rašyti ir sąskaitas faktūras?
O jei objekte nėra ryšio?
Ar mano montuotojai mato kainas?
Ar galiu įterpti užklausų formą į savo svetainę?
Ar už DI reikia mokėti papildomai?
Ar tai tinka Jūsų įmonei?
30 minučių telefonu, nemokamai. Sąžiningai pasakysime, ar biuro asistentas Jums tinka – o jei ne, pasakysime ir tai.